Principles of Accounting Systems design مبدأ تصميم أنظمة المحاسبة
يقوم نظام المحاسبة بتلخيص البيانات المالية للمنشاة وتنظيمها في شكل مفيد ، ويقوم المحاسب بتزويد الأدارة بهذه المحاسبة المفيدة ان عملية ترحيل البيانات الي الحسابات يسمى Data Processing للخروج من خلال البيانات بمعلومات مفيدة Information .
في عصرنا هذا تستعمل كل الشركات الحاسوب ما يسمى بأجهزة الكمبيوتر وبرامج المحاسبة التي يتم تركيبها لتناسب النشاط التجاري للمنشاة وجود أجهزة الكمبيوتر لا يلغي ولا يهمش دور المحاسب حيث ان الجهاز يتلقى المعلومات التي يتم ادخالها في قاعدة البيانات حسب توجيه قيد المحاسب . لا يمكن استعمال أي نظام محاسبي من قبل المستخدم دون ان يكون له الألمام بالمحاسبة والعكس صحيح في عصرنا الحديث لا يمكن ان تكون محاسب ناجح دون أن يكون لك معرفة بالكمبيوتر .
تحليل إختياراتِ نظامِ الحاسوب يَبْدأُ بأربعة مبادئِ عامّةِ مِنْ تصميمِ نظامِ المحاسبة وهي كالاتي :
-
مبدا منفعة التكلفة Cost – Benefit Principle
-
مبدأ الرقابة Control Principle
-
مبدأ التوافق Compatibility Principle
-
مبدأ المرونة Flexibility Principle
• مبدأ المنفعة التكلفة : وأهم مبدا في نظام المحاسبة مبد منفعة التكلفة Cost benefit Principle والذي ينص على ان المنفعة الناتجة من استعمال نظام المحاسبة تساوى او اكثر من تكلفة النظام المحاسبي .
• نظام الرقابة Control Principle ينص على ان كل برنامج محاسبي يجب ان يتوفر فيه نظام الرقابة الداخلي الذي يحمي أصول الشركة والذي يؤكد على صحة البيانات الموجودة فيه.
• نظام التوافق Compatibility Principle يجب على أن يكون تصميم نظام المحاسبة يتناغم مع طبيعة نشاط المنشاة والعنصر البشري .
• يجب أن يتوفر في نظام المحاسبة عنصر المرونة Flexibility Principle ليواكب التطورات التي ممكن أن تنشأ عن تطور المنشأة والمتغيرات التي ممكن أن تحدث.
برامج محاسبة للحاسوب Computer Software for Accounting
يستعمل غالبية المحاسبين برامج جاهزة لمساعدتهم في تنفيذ المهام الموكله لهم من أهم هذه البرامج التي تحتوي على برنامج الأستاذ العام General Ledger او أي برامج جداول Spreadsheet مثل برنامج الأكسل اللوتس .
برامج الأستاذ العام
برنامج الأستاذ العام هو مصطلح يستعمل بطريقة شائعة لتعريف المجموعة المتكاملة من الحسابات التي يستعملها المحاسب لتنفيذ الوظائف الريئسية مثل المبيعات الذمم المدينة المشتريات الذمم الدائنة والرواتب
جميع برامج الأستاذ العام كتبة لغة البرمجة للتوافق مع نظام التشغيل وندوز . ونظام الوندوز يجود فيه ميزة أستعمال وصلة التخطيطية ما يعرف Graphical user interface (GUI) والذي يوجد فيه نظام الأيكونة Icons فنجد ان كلة شركات البرمجة تستعمل هذا الميزة لتتوافق مع طريقة عرض المستعملة في نظام التشغيل وندوز على سبيل المثال برنامج المحاسبة البسيط الامكانيات Peachtree Accounting من أستطاع العمل عليه يستطيع العمل على أي برنامج محاسبي كبير حيث ان الأساس في البرمجة هو التوافق مع برنامج الوندوز
-
خانة العنوان Title Bar والذي يوجد على أعلى الشركة يتم عرض أسم البرنامج الذي تعمل عليه عند تشغيله
-
خانة القائمة هي القائمة التي يوجد بها الخيرات التي تختار منها النافذة لتنفيذ المهام على سبيل المثال قائمة ملف File او Edit
-
النافذة النشطة Active Windows وهي النافذة المختارة من اجل تنفيذ المهام Task
-
خانة الأيكونة هو عبارة عن مفتاح مرسوم بشكل مرئي تسطييع من خلاله تنفيذ مهام يقوم بها البرنامج بمجرد الضغط عليها .
-
خانة الأدخال Entry Area وهي المنطقة التي يتم إدخال فيها البيانات او ارقام الحسابات
-
مساعدة المشغل او المستخدم Navigation Aid وهي المنطقة التي تشاهد فيها أنسيابية البرامج ومراحل الانتقال عند الانتهاء
-
خانة التعريف Status Bar وهي توجد في جهاز الكمبيوتر لتظهر لك البيانات التي أنت في رقم الصفحة السطر وهكذا
برامج الجداول .
يستعمل المحاسبين برامج الجداول مثل الأكسل واللوتس 123 بالأضافة لبرنامج الأستاذ العام يتكون برامج الجداول من أعمدة وصفوف يقوم المحاسب بتجهيز المعلومات المحاسبية وتنسيقها مع طريقة عرض لتقديمها للأدارة بطريقة تظهر مهاراته في التحليل المالي وإيصال المعلومات .
عناصر نظام الكمبيوتر
الأجهزة ما يسمى ب Hardware وهي المعدات التي نحتاجها لتشغيل نظام المحاسبة وهي من جهاز الكمبوتر PC لوحة المفاتيح key Board الشاشة Screen وحدة المعالجة المركزية CPU - Central Processing Units و شبكة الخدمة Network server يقوم المحاسب من خلال لوحة المفاتيح بإدخال البيانات المحاسبية ومشاهدتها على الشاشة والتي ترسل الي وحدة المعالجة المركزية لترحيلها .
السوفت وير وهي برنامج تم برمجته لآنجاز المهام بطريقة سهلة ومرنه سريعة وهو عبارة عن مجموعة من الأوامر وخطوات والتي تنجز لك الغاية المرجوة .
الشبكة Network وهي طريقة ربط الأجهزة مع بعضها البعض بما يسمى بمنطقة الشبكة المحلية LAN - Local Area Network أو ما يسمى بمنطقة الشبكة الواسعة WANS – Wide Area Network هذا كله يعتمد على حجم المنشأة ونشاطها .
العنصر البشري – وهم الموظفون الذين يقومون بتشغيل هذه البرامج من المبرمجين والمحاسبين محلل النظم ومشغلي الكمبيوتر . في الشركات الكبيرة ذات السمعة المعروفة تقوم بتوكيل مكاتب التدقيق لشراء برامج المحاسبة وتركيبها وأختبار مدي قوة الرقابة في هذه البرامج المحاسبية .
طريقة تصميم البرامج المحاسبية وعملها
Journal Entries Time Cards Checks Deposit Vendor Invoices Customer Invoices
General
Journal Payroll Cash
Disburs. Cash
Receipts Purchase
Acc/Payable Sales /Acc
Receivable
General Ledger
Other Financial Reports Financial
Statements
المحاسبين والأنترنت : الانترنت يعتبر بصورة اكبر شبكة اجهزة أتصال في العصر الحديث وتقوم الشركات بتزويد ما يعرف ISP وهو شبكات تقديم الخدمة Internet Services provider وهي الشركة التي تقدم لك خدمة الاتصال بالأنترنت . سوف نسرد بعض المصطلحات التي تستعمل في عصر الكمبيوتر
البريد الألكتروني Electronic mail أرسال وأستقبال الرسائل الألكترونية
الويب world wide web وهو المستودع الذي يمكنك الاتصال للحصول على المعلومة