سأضرب لكم مثال عملي واقعي على الأهمية القصوى لمطابقات حسابات الموردين
هناك ثغرات تحدث في بعض البرامج وللعلم بعضها برامج كبرى يمكن من خلالها لبعض المتخصصين في البرمجة تعديل كميات أصناف مستلمة منذ أشهر أو منذ سنوات لخفض الكميات المسجلة في سندات الإستلام والمسجلة ببرنامج الحسابات فمثلا جعل الكمية المستلمة من الصنف س 20 بدلاً من 50 وبالتالي سيعدل الرصيد الدفتري فيقل بمقدار 30
فلو كان رصيد س 150 جهاز مثلاً سيصبح 120 جهاز كرصيد دفتري
وبالتالي سيكون من السهل على أمين المخزن إختلاس الكمية من المخزن لتصبح الكمية الفعلية 120 جهاز أيضاً …
وعند قيام المراجع بالجرد المخزني المعتاد سيكون الصنف زي الفل وتمام
وممكن ندي لأمين المخزن شهادة تقدير
والحل السهل للغاية لهذا الأمر هو المطابقات الدورية الشهرية مع الموردين حيث سيكون السند مسجل لدى المورد بالكمية الصحيحة
وبالنسبة للعملاء هناك تلاعبات في صندوق المبيعات معروفة ومعلومة تجعل الصندوق زي الفل وتمام في حين ان هناك إختلاس
طيب لما يبقى كمان المورد ولا العميل يبقى زي الفل مع الموظفين بتوعي … يبقى كيف الحال ؟؟؟!!!
يعني …
لما … مندوب العميل يظبط مع امين المخازن عندي
لما … أمين المخازن عنده يظبط مع المندوب بتاعي
لما … الحسابات عندي تظبط مع حساباته عشان ميبقاش في حد غلطان ويبىق شكل المحاسبين وحش قدام الملاك والإدراه
لما … حد من المشتريات عندي يظبط مع أمين المخازن ويبقى الجرد على ورق بس يعني الإقسام والإدرات تظبط الأرصده مع بعضيها
لما … البضاعه عندي تتباع بأقل من التكلفه لبعض ناس
لما … يخرج أشياء من المخزن للإستخدام الشخصي للإداره وتترد فقط وقت الجرد كأن شيئا لم يكن
لما … العمليه سواء بيع أو شراء مثبتة عندي وعند المورد أو العميل في المستندات بس مش موجوده بالمخازن ولا بيعت
لما … المورد يورد والمستندات سليمه وكله تمام بس البضاععه كلها تبقى
إكسبيرد منتهية الصلاحية أو المفعول كما في الأدويه
متهالكه وغير صالحة للإستخدام
متقادمة وإصدارات قديمة كما في البرمجيات
ناقصة الوزن أو الكمية أقل من المسجل في المستندات
لما… البضاعه تيجي الشركة وتستلم بواسطة أمين المخزن وتفحص بواسطة المهندس ويقدم عنها تقرير بمطابقة المواصفات وكله تمام … ومن تحت لتحت يتم تسربها لمعارض أو منافذ بيع ليس لها صلة بالشركة ووعندما تباع يتم الإستبدال بقطع أو وحدات أخرى
ومش بس كده وفي حاجات كثير ممكن تحصل والدنيا ياما هتعلمكم…والخبره باما هتوريكم
إن فيه حاجات تانيه كثير ممكن بيها أكشف الإختلاسات والتواطء والتزوير
خلاف المصادقات وهي أدلة الإثبات تشبة في الواقع الأدله الجنائية في القضاء ولكنها أدلة المحاسبه
بالإضافه لأشياء أخرى
أدلة الإثبات
علاقة الموظفين ببعضهم وإتصالاتهم بالعملاء والموردين والتنظيمات غير الرسمية
العلاقة ذات الصله بالمودرين والعملاء وهل هناك مصلحه أو أحد أعضاء مجلس الإداره شريك أو له علاقة بأحد الموردين والعملاء
متابعه الخصومات والمسموحات ومدى صدقها وتواريخها مع أذون الإستلام البضاعه والنقديه وإذون صرف البضاعه والشيكات
ترتيب العمليات وتتابعها من حيث التاريخ والتسلسل المنطقى للعمليات فلا تسبق عمليه أخرى فمثلا في العاده يتم الشراء وتليه عمليه البيع ومن غير المنطقي أن يكون تاريخ البيع يسبق تاريخ الشراء وخاصة للسلع المميزه برقم أومرتفعة القيمه
المردود المادي والمالي للموظفين وإنعكاسات ذلك على تصرفاتهم مثل
… مرتب الموظف ونفقاته وهل هناك علاقة طرديه
… الحاله الإجتماعيه للموظف وهل لها إنعكاسات على تصرفاته
… الحاجة الملحة للمال لدى بعض الموظفين والضائقات الماليه وكيف يتصرف بصددها هل عن طريق سلف العاملين أو السلف الشخصية من الزملاء أو الجمعيات
… شكليات ومستوى المعيشه والرفاهيه للموظف من سياره فخمة أو عاديه
… مدى التمسك بالقيم والمبادئ حيال تصرفات بعض العملاء والموردين من رشاوى وهدايا
افضل طريقة لتفادي كل هذا الخيال الواسع ان نعيش الواقع ومن امور الرقابة ان الكميات تستلم في المخازن وان الشراء يتم بطلب شراء من قبل
دائرة المشتريات وان الذي يسجل فواتير الشراء شخص غير المسئول في المخازن ويتم مطابقة كل هذه الأمور من قبل امين المخازن وبوالص الشحن وسندات الأستلام وان الذي يعد الكميات عند إستلامها شخص والذي يدخلها في الحاسوب شخص اخر . أما العصابة التي فكر فيها الأخ فهي خارقة وعبقرية جدا وانك لن تستطيع ان تجدها ابدا بسبب تعاون الجميع على النصب . هل تعتقد ان القوانين لا تخترق وانه لن يكون هناك لص بين هذه الجموع سوف يكون وسف تكون نهايته مشينة وسوف يطرد او يسجن . طبعا كل امور الرقابة يجب ان تكون مطبقة ويجب ان يكون هناك بإستمرار ما يعرف بالتفتيش المفاجى Surprize cash count , phsical verifcation حتى يكون الموظف خائف من المفاجأت والحرص على أداء وظيفته بأمانه .
وهناك تسويات شهرية للمخزون والمشتريات والمبيعات ومتابعة الكميات من مدراء الأصناف لا يسمح لمن تسول نفسه بسرقة كميات كبيرة وهناك شركات تضع كاميرات مراقبة والأنظمة المحاسبية الجديدة لا تعطي الحق بتغير الكيمات في البرامج المخزون وتطلب تصريح قبل الأنتقال للمراحل الأخرى من المستويات وهناك شركات تقسم مخازنها حسب الأصناف ولكل صنف هناك أمين مخزن مسئول على كل الكميات ويكون مسئول ماليا وأخلاقيا وماديا امام الشركة عن العجز او النقص في البضاعة .
وهناك شركات لديها رقابه صارمة ونظام متابعة يجل من الصعب حتى على ادق الأشياء ان تلفت بسبب الصرامة في التدقيق والمتابعة لكافة امور البضاعة
يعني لماذا التفكير في السرقة والنهب لماذا لا نفكر بالرقابة وتدريب الموظفين على الأمانة اقصد تشجيع الموظفين على تطبيق الرقابة وتحفيز كل من يؤدي عمله بالصورة المطلوبة .
هناك برامج محاسبية عالمية حتى الأبره لا تفذ منها واخي الفاضل سهل الأمور وجعل التعاون بين أمين المخازن والمورد سهل جدا والسرقة سهلة . واقول للجميع الحرامي هو ضعيف الأيمان لا يخشي الله فالسارق حين يسرق ليس بمسلم
وهناك شركات لديها رقابه صارمة ونظام متابعة يجل من الصعب حتى على ادق الأشياء ان تلفت بسبب الصرامة في التدقيق والمتابعة لكافة امور البضاعة
من خلال خبراتي المتواضعة في المجال العملي ومع إتباع أدق النظم المحاسبية الممكن تطبيقها ومع إتباع سياسة الفصل الشديد بين المسئوليات ومع إتباع كل الطرق الممكنة للحيلولة دون وقوع عجز في المخزون أو العهد أيا كان نوعها فإنه في غالبية الأحيان ما يظهر عجز في المخازن وقد يكون كبيرا في أحيان بدرجة قد تؤدي إلى إتهام أمناء المخازن والعهد بالإختلاس و تبديد العهد.
وفي أحيان أخرى عندما تكون الإدارة على ثقة تامة من أمين المخزن أو أمين العهدة فإنها تحاول البحث عن أسباب أخرى تبرر به هذا العجز.
ولا ننسى الأخطأ البشرية في عمليات الصرف أو التسجيل في البرنامج أو الإستلام أو العد الفعلي أو التسجيل في الفواتير على الكمبيوتر أو غيرها من الأخطأ أو إنتهاء صلاحية منتجات وإعدامها ولا يتم عمل محاضر إعدام وبالتالي تبقى في العهدة أو المخزن أو العينات المجانية التي تخرج للحبايب برقابة وبدون رقابة .
يا أستاذ بشارة لا يود نظام محاسبي أو غير محاسبي مها بلغ من قوة أن يضبط المخازن 100% ولكن أنا مقتنع أننا نستخدم هذه البرامج للتقليل من الأخطاء و عمليات الإختلاس فقط وليس منعها بتاتا.
فالعامل البشري موجود وإنعدام الضمير موجود أيضا وأصحاب الضمير موجودون أيضا .
الكمال لله وحده ولا يوجد برنامج محاسبي يغطي العيوب فلا بد ان يكون هناك ما يعرف بج bug في النظام المحاسبي ولكن الرقابة والمتابعة هي الدور الأساسي في السيطرة على المخزون الذي هو اصل من الأصول المتداولة . وبما أن القوانين وضعت لتضبط علاقة الأنسان بالأنسان وجد معها العقاب حيث ان خالق البشر الله سبحانه وتعالى يدرك ان الأنسان لا بد ان يتلاعب ولا يلتزم بهذه القوانين الموضوعه . طبعا ان بعض الظن اثم والشك من الأثام وقبل الأتهام لا بد أن يكون هناك كما سرد الأخوة دليل قوى على السرقة والأختلاس . هناك عيوب كثيرة في نظام المخازن على سبيل المثال في غالبية الشركات ولكن العنصر البشرى يجب ان يكون أهل لهذه المسئولية يتقى ويخاف الله . والأنسان إذا ارد السرقة إذا لم يخف من الله هل سوف يردعه قانون لا فجشعه سوف يقوده الي السجن فالحرام لايدوم هل مصادقات كشف العملاء تظهر الكميات ام المبالغ المالية نحن نتكلم عن كمية وليس عن النقدية السرقة قد تحدث في البضاعة المجانية المرفقة مع البضاعة الأصلية او الأدعاء بأن البضاعة المستلمة ناقصة وعمل محضر بذلك ومطالبة المورد بالفرق او شركة التأمين بالنقص وتغطية الموضوع وهناك الكثير لا نريد ذكره حتى لا نفتح عيون من تسول له نفسه على السرقة على هذه الأبواب . فالنهاية راي المطابقة لا تقدم دليل على الكمية
لو حبينا نتكلم كلام مهنى احترافى شويه (هحاول يكون بسيط)
هناك نوعان من المخاطر التى تواجه الانشطة الداخلية للبيئة الرقابية بداخل المنشأة وهما:
1- المخاطر الرقابية Control Risk: وهى ببساطة خطر وجود اخطاء بداخل النظام ولم تستطع الاجراءات الرقابية بداخل هذا النظام اكتشافه ويمكن تقليل هذه النسبة (هتفيد المراجع الخارجى عند تقييمه ايضا) باستخدام اساليب وطرق رقابية اكثر فعالية وتأثير مثل
الحرص على فصل الواجبات الاساسية Segregation of Duties
(تسجيل -حيازة -اعتماد ) وهو قريب الشبه لما ذكره الاستاذ بشارة.
توصيف للدورة المستندية بطريقة رقابية اكثر كفاءة وفاعلية… وكحالة عملية فلقد قمت بتصميم احد هذه الدورات الخاصة لشركتى الحالية للمشتريات والمخازن واستخدمت فيها اسلوب خرائط التدفق واتمنى من اصدقائى الاطلاع عليها للاستفادة منها حيث تم تطبيقها واثبتت فعاليتها… ويمكن المناقشة فيها ايضا (انظر المرفق).
اللوائح الداخلية: حيث يجب تصميم لوائح داخلية واضحة وسليمة مدعمة بدور رقابى مناسب للتأكد من تطبيق هذه اللوائح كما يجب.
ادوات الحماية: كأماكن التخزين المؤهلة - وافراد الامن - واقفال وانظمة الامن والحماية - حتى كلمات السر على النظام الالى يدخل ضمن هذا البند.
2- المخاطر الملازمة Inherent Risk: دى بقى المشكلة الكبرى التى تواجه اى نظام وهو النوع ده من المخاطر لعدم القدرة على السيطرة عليه او اكتشافه بالوسائل التقليدية ومن الامثلة دى:
التواطؤ Collusion: يعنى اتفاق بين واحد مثلا عنده صلاحية تسجيل فى الدفاتر اتفق مع واحد عنده عهده، المشكلة دى من اكثر المشاكل اللى ممكن تواجها الشركات الكبرى وافضل الطرق لمواجهتها هى عمل مايسمى بالتدوير فى الشركة Rotation يعنى ده يمسك مكان ده وهكذا. يبقى الجديد هيكشف تواطؤ القديم… وعلى فكرة كل برامج المراجعة الخارجية او الداخلية بتفشل فى اكتشاف النوع ده من العمليات لانها غير مصممة لذلك (وبيذكر حتى كده فى خطاب التعهد باداء الخدمة Representation Letter اللى بيقدمه المراجع الى عميله) والجدير بالذكر ان هناك شهادات متخصصة لهذا الغرض مثل CFE Certified Fraud Examiner
تعدى الادارة العليا على القوانين الداخلية للشركة Management Override
التقدم التكنولوجى السريع
الاخطاء البشرية
اتمنى انى اكون اوضحت انواع المخاطر بطريقة مختصرة…
لو راجعنا الشرح السابق لوجدنا انه لاعلاقة بالمصادقات والمطابقات على حساب العملاء والموردين لاكتشاف اى من المخاطر السابقة ولو انها تعنى بحصول المراجع الخارجى على مستند اثبات له مصداقية اكبر فى حالة لو استخدم المراجع الخارجى دفاتر العميل للوصول لرأى ودى ليها مقياس اخر للمخاطر يعرف بمخاطر الاكتشاف Detection Risk ودى قصة ثانية خالص حيث انها تستخدم مع المخاطر السابق ذكرها للوصول الى مايعرف بمخاطر المراجعة Audit Risk.
وصديقى صاحب الموضوع ادرج حالة عملية غير معلومة لدى فى الحقيقة وليس لها علاقة بمصادقات الموردين لان مصادقات الموردين المتعارف عليها تتم بقيم الفواتير المعلقة والمدفوعة اى ارصدة نقدية وليست كميات. ولو انه يقصد عملية المراجعة التفصيلية للعمليات باستخدام التتبع والتتبع العكسى Tracing and Vouching يبقى ده شئ اخر غير المصادقات.
اما علاقة مصادقات العملاء فى اكتشاف الاختلاسات فيمكن الاستعاضة عنها بسهوله لو اعتمدنا على فصل استلام النقدية او الشيكات بعيدا عن تسجيلها فى الدفاتر.
لاشك ان مصاقات حسابات المدينون والدائنون والبنوك والجرد الدوري المستمر والمفاجئ هي احد الادوات الضرويه والازمه للتاكد من صحه البيانات وانتظام العمل وسيره ولاشك انها تحول دون اقتراف اي عمل يؤثر علي صحه ودقه العمل المالي وهي احد الادوات الازمه والمهمه للمدير المالي في سبيل قيامه باعباء وظيفته المنوطه به واولها واهما المحافظه علي اصول الشركه الثابته والمتداوله الملموسه وغير الملموسه
اما ما ذكره بعض الاخوه من اساليب قد ترتقي الي الاساليب البوليسيه فهذا يدل علي اننا لسنا بشركه لها قوانينها وانظمتها وقبل كل ذلك اختارت موظفيها بعنايه وبعد فحص وتمحيص واختبار وحتي كشف طبي . اننا ايها الاخوه لسنا في حراج ( وكاله ) حتي اجلس مترقبا متحفزا لاحتمال وجود من سيسرق الشركه . وخاصه ان الجميع يدرك ان شركته هي مصدر عيشه وانه يحصل علي مقابل مجز يقيه العوز .
لاشك ان مصاقات حسابات المدينون والدائنون والبنوك والجرد الدوري المستمر والمفاجئ هي احد الادوات الضرويه والازمه للتاكد من صحه البيانات وانتظام العمل وسيره ولاشك انها تحول دون اقتراف اي عمل يؤثر علي صحه ودقه العمل المالي وهي احد الادوات الازمه والمهمه للمدير المالي في سبيل قيامه باعباء وظيفته المنوطه به واولها واهما المحافظه علي اصول الشركه الثابته والمتداوله الملموسه وغير الملموسه
اما ما ذكره بعض الاخوه من اساليب قد ترتقي الي الاساليب البوليسيه فهذا يدل علي اننا لسنا بشركه لها قوانينها وانظمتها وقبل كل ذلك اختارت موظفيها بعنايه وبعد فحص وتمحيص واختبار وحتي كشف طبي . اننا ايها الاخوه لسنا في حراج ( وكاله ) حتي اجلس مترقبا متحفزا لاحتمال وجود من سيسرق الشركه . وخاصه ان الجميع يدرك ان شركته هي مصدر عيشه وانه يحصل علي مقابل مجز يقيه العوز .
وخير من استأجرت القوي الامين
أستاذي العزيز
احييك علي رأيك هذا ، ومن العجيب أننا نري مثل هذه الأمور علي أرض الواقع … عفانا الله والمسلمين
تعقيب صغير بخصوص ( وخير من استأجرت القوي الأمين ) هذه آية قرآنية ووردت بالنص كما يلي بعد أعوذ بالله من الشيطان الرجيم
( قالت يا أبت استأجره إن خير من استأجرت القوي الأمين )
وأري أنه من الأفضل أن تكتبها كما وردت في كتاب الله . والله أعلم
وكحالة عملية فلقد قمت بتصميم احد هذه الدورات الخاصة لشركتى الحالية للمشتريات والمخازن واستخدمت فيها اسلوب خرائط التدفق واتمنى من اصدقائى الاطلاع عليها للاستفادة منها حيث تم تطبيقها واثبتت فعاليتها… ويمكن المناقشة فيها ايضا (انظر المرفق).
لم أجد أي إشارة فى التصميم وجود عروض الأسعار أم ستذكر فى اللائحة دون الخريطة
كذلك مدي ارتباط عملية الشراء بالخطة السنوية (الموزانة) فيجب تمرير نسخة لهذا القسم إما كان موجود داخل إدارة الحسابات فى شركتك
ولكن السارق مسلم وهنا يوجد فرق كبير بين الإسلام والإيمان فلو كان هنا ليس بمسلم فمعني ذلك اني السارق حين يسرق فقد كفر .
أخي الفاضل شرح الحديث كالأتي : قال النووي رحمه الله في شرح هذا الحديث: فالقول الصحيح الذي قاله المحققون أن معناه: لا يفعل هذه المعاصي وهو كامل الإيمان، وهذا من الألفاظ التي تطلق على نفي الشيء ويراد نفي كماله… كما يقال: لا علم إلا ما نفع، ولا مال إلا الإبل، ولا عيش إلا عيش الآخرة.
مع إجماع أهل الحق على أن الزاني والسارق والقاتل وغيرهم من أهل الكبائرغير الشرك لا يكفرون بذلك، بل هم مؤمنون ناقصو الإيمان، إن تابوا سقطت عقوبتهم، وإن ماتوا مصرين على الكبيرة كانوا في المشيئة، إن شاء الله عفا عنهم وأدخلهم الجنة أولاً، وإن شاء عذبهم ثم أدخلهم الجنة.
لذلك اخي الفاضل عليك فهم معني الحديث وليس تفسيره كما تريد نحن لا نكفر أحد هداك الله … المراد بهذا الحديث أنه ضعيف الأيمان عندما يقوم بسرقه وعمله الخارج عن أصول الدين في كافة الأديان السماوية
أخي الفاضل شرح الحديث كالأتي : قال النووي رحمه الله في شرح هذا الحديث: فالقول الصحيح الذي قاله المحققون أن معناه: لا يفعل هذه المعاصي وهو كامل الإيمان، وهذا من الألفاظ التي تطلق على نفي الشيء ويراد نفي كماله… كما يقال: لا علم إلا ما نفع، ولا مال إلا الإبل، ولا عيش إلا عيش الآخرة.
مع إجماع أهل الحق على أن الزاني والسارق والقاتل وغيرهم من أهل الكبائرغير الشرك لا يكفرون بذلك، بل هم مؤمنون ناقصو الإيمان، إن تابوا سقطت عقوبتهم، وإن ماتوا مصرين على الكبيرة كانوا في المشيئة، إن شاء الله عفا عنهم وأدخلهم الجنة أولاً، وإن شاء عذبهم ثم أدخلهم الجنة.
لذلك اخي الفاضل عليك فهم معني الحديث وليس تفسيره كما تريد نحن لا نكفر أحد هداك الله … المراد بهذا الحديث أنه ضعيف الأيمان عندما يقوم بسرقه وعمله الخارج عن أصول الدين في كافة الأديان السماوية
لقد كنت وكيلا لشركة مصرية عام ٢٠١٤ … و فى نهاية العام ارسلت لى الشركة كشف الحساب الختامى و مصادقة الحساب من المحاسب القانونى الخاص بها يفيد بأن حسابى الختامى عن هذا العام دائن … فهل يجوز للشركة مطالبتى بمدفوعات مالية عن هذا العام ؟؟؟؟
