المحاسبة في المقاولات بأسلوب قصصي

[araby]

بسم الله الرحمن الرحيم

إلى جميع الساده المحاسبين

إلى جميع الأخوه الخريجين

إلى كل من يزاول مهنة المحاسبه

إلى كل من يعمل فى مجال المقاولات

السلام عليكم ورحمة الله وبركاته

إخوانى الأعزاء

أعمل فى مجال المقاولات منذ فترة طويله … وقد أكرمنى الله بخبرة لا بأس بها فى هذا المجال

وأننى إذ أتشرف بأن أشارك مع حضراتكم بمجموعة من الموضوعات الهامه التى كثيراً ما تقابلنا أثناء الحياة العمليه .. ولكننى هذه المره أستعرض على حضراتك ما أكرمنى الله به ولكن فى غير الشكل المعتاد ألا وهو الشكل الأكاديمى الذى تعودنا عليه ( الكتب الدراسيه ) وإنما رأيت هذه المره أن يكون الأسلوب فى شكل حوارى بين مالكى إحدى شركات المقاولات ( والذين هم فى نفس الوقت ليس لهم أية درايه فى هذا النشاط حيث هم يعملون أطباء ) وبناءً عليه فهم كثيرى السؤال والرغبه فى الإستفسار عن العديد من النقاط التى تطرأ أثناء الحوار و أحد المحاسبين الذى يدير هذه الشركه , ومن خلال هذا الحوار المتسلسل يتم التعرض للعديد من الموضوعات التى تقابلنا فى الحياة العمليه مع تكرار بعض النقاط بأكثر من موضع وأكثر من صيغه نظراً لأهميتها , ومن خلال هذه الفكره فإننا جميعاً نعلم أن الشكل الحوارى والقصصى هو خير وسيله تعلق فى الأذهان لدرجة أن القرآن الكريم عندما نزل من عند الله سبحانه وتعالى تضمن على العديد من القصص القرآنى وأننى إذ أخص بالشكر الداعيه الإسلامى الأستاذ / عمرو خالد حيث إستلهمت هذه الفكره من سلسلة برامجه الأخيره ( قصص القرآن الكريم )

وأننى أيها الأخوة الأفاضل سأقدم الماده العلميه التى أقوم بسردها وتجميعها منذ فترة طويله وكل هدفى هو أن يستفيد الجميع متمنيناً أن يبدأ الجميع من حيث إنتهى الآخرين حتى تنهض الأمه كما كانت من قبل وحتى يكون هذا العمل هو النواه التى من عندها نبدأ جميعاً

وبالطبع أود أن أعرف آراءكم من خلال مشاركاتكم وإبداء آرائكم فى ما يعرض وهل الطريقه إيجابيه أم بها أية قصور وكذلك مدى الفهم و الإستيعاب و التحصيل والفائده

فهل من مؤيد ؟؟؟؟

بسم الله وعلى بركة الله نبدأ الحوار

[araby]

أود أن أذكر حضراتكم أن الموضوعات تدورفى شكل حوار بين أصحاب إحدى شركات المقاولات وهم ( سالم و صالح و عامر ) ومحمد المدير المالى و الإدارى الذى يدير الشركه

[araby]

لدينا الآن إثنان من الأصدقاء وهم سالم وصالح … و يريد كل منهما منذ فتره طويله أن يكوَِّّّّن شركة مقاولات … وبناءً عليه إتصل سالم بصالح ودار هذا الحوار بينهما …

سالم : أنت تعرف أننى أنوى منذ فترة طويله أن أكوِّن شركة مقاولات… و الحقيقه أننى ليس معى رأس المال الكافى لإقامة هذه الشركه وحدى لِذا فكرت أن أبدأ برأسمال صغير نسبياً… وأنا الآن أريد شريك معى فى هذه الشركه الجديده التى أنوى تأسيسها …فهل توافق أن تكون شريك معى ؟

صالح : نعم .. و يشرفنى

سالم : كم معك من المال ؟

صالح : و كم تريد أن يكون رأس المال

سالم : سنبدأ فى حدود نصف مليون جنيهاً

صالح : وماذا سيكون نصيبى

سالم : النصف

صالح : للأسف ليس معى كل هذا المبلغ

سالم : وما الحل ؟

صالح : لدىَّ صديقى عامر … هل من الممكن أن يدخل معنا كشريك ثالث ؟

سالم : لا بأس … إعرض عليه الموضوع .. وأنا فى إنتظار الرد منكم

عامر : أنا موافق

صالح : ستدخل معنا بالثُلُث

عامر : على بركة الله

( سالم و صالح و عامر ) نصيب كل منهم 150,000 جنيهاً مصرياً .. والآن … أصبح لدينا " شركة مقاولات " – " رأسمالها هو 450,000 جنيهاً " معنى ذلك أنه لابد من توافر محاسب يقوم بإدارة الشركه من الناحيه الماليه و الإداريه .

وكان هذا هو الإجتماع الأول بين الشركاء الثلاثه ( سالم و صالح و عامر ) و ( المدير المالى للشركه وإسمه محمد )

[araby]

سالم : هذا هو الإجتماع الأول لنا فى الشركه

صالح : وقد اتفقنا من قبل على إحضار كل منا نصيبه فى رأس المال وقدره 150,000 ج

عامر : وقد اتفقنا أيضاً على تعيين المحاسب / محمد كمدير مالى و إدارى معنا للشركه

محمد : وها أنا ذا معكم منذ الإجتماع الأول

سالم : والنشاط سيكون فى مجال المقاولات

محمد : هل يوجد أى من حضراتكم مهندساً ليتولى مهام التنفيذ بالشركه ؟

سالم : لا … بل نحن أطباء و أساتذه فى الجامعه

محمد : لا بأس

محمد : هل أحضر كل من حضراتكم نصيبه فى رأس المال ؟

الشركاء : نعم

محمد : إذاً نحن لدينا الآن رأسمال للشركه قدره 450,000جنيهاً

سالم : من أين ستبدأ يا أ/ محمد ؟

محمد : سأبدأ من حيث إعداد نظام محاسبى لشركتنا هذه

سالم : وما هو هذا النظام ؟

محمد : هو النظام الذى سنراه مناسباً لشركتنا من حيث الدفاتر التى سنستخدمها وطرق المراقبه وكذلك كل الإرشادات و اللوائح التى سنراها مناسبة لإنجاح المشروع بشكل واضح و منظم

سالم : أنت تعرف أننا أطباء و لا دراية لنا بالمحاسبه ونريدك أن تعطينا فكره تفصيليه عن ما يجب عمله خطوه بخطوه فى الشركه

محمد : لا بأس .. وسوف أوضح كل خطوه بالتفصيل فى حينها إن شاء الله تعالى

سالم : هل ستقوم بإمساك دفاتر

محمد : بالطبع .. لابد من إمساك دفاتر و منتظمه أيضاً !

سالم : وبماذا تعنى بمنتظمه

محمد : منتظمه أى أن تدرج العمليات التى تتم بانتظام وبصفه دوريه وتبعاً للتسلسل التاريخى للأحداث أى الأول ثم الثانى ثم الثالث …وهكذا وعلى أن ترقم أو تسلسل هذه الدفاتر أو تُختم حتى لا تتعرض فيما بعد لتمزيق أية ورقه من الدفتر أوإحلال أخرى لمجرد تغيير قيد محاسبى قد يقصد منه التعديل أو التغيير أو التلاعب .

صالح : ياترى ماهو أول ما ستتدرجه فى هذه الدفاتر

محمد : أولاً … يوجد دفتر إسمه دفتر اليوميه** وفيه سندرج كل عمليه تتم فى الشركه على مدار كل يوم**

صالح : وهل من أجل ذلك سميتموه دفتر يوميه

محمد : نعم

صالح : وما هى أول عمليه من الممكن أن تثبتها بالدفتر ؟

محمد : نحن نسمى كل عمليه نثبتها أو ندرجها بالدفتر , قيد محاسبى

صالح :** إذا ما هو أول قيد محاسبى ستدرجه بالدفتر ؟**

محمد : أولاً لابدً أن تعرفوا أن للقيد جانبين الأول مدين والثانى دائن

صالح : وما معنى مدين وما معنى دائن ؟

محمد : «** المدين » هو الذى يأخذ وبالتالى طالما أخذ فقد زاد ما كان معه عما كان معه « والدائن » هوالذى يعطى وطالما أعطى فقد نقص ما كان معه عما كان معه**

[araby]

صالح : من فضلك … إضرب لنا مثلاً يقرب لنا الفكره

محمد : إذا إفترضنا أنك أخذت مصروف من والدك قدره 100 جنيه معنى ذلك أنك أصبحت أنت المدين

صالح : لماذا ؟

محمد : لأنك 1- ] أخذت [ من والدك

2 - ]زاد[رصيدك عما كان من قبل حيث] كان صفر** [****( أو على الأقل كان أقل من الــ 100 ج التى أصبحت معك ) وبالتالى يكون القيد كما يلى**

100 من حــ/ صالح ] المدين – الآخذ – الذى زاد ما كان ما معه [

100 إلى حــ/ والده ] الدائن – الذى أعطى – الذى نقص ما كان معه [

حيث أن هناك قاعدة دائماً مفادها أن العاطى هو الدائن

صالح : بالفعل فالعاطى هو إسم من أسماء الله سبحانه وتعالى وبالطبع فإن الله دائماً دائن لأنه سبحانه وتعالى دائماً عاطى ولا يُعقل أن يكون العاطى مدين بأى حال من الأحوال فالعاطى هو الدائن

محمد : إذا فالعاطى دائماً هو الدائن و الآخذ هو المدين

عامر : ألاحظ أنك تسجل المدين أولاً ثم الدائن فى القيد فهل هذه قاعده ثابته أم أنها تتغير من وقت لآخر ؟

محمد : بل هذه قاعده ثابته حيث كما لاحظت دائماً يكون الطرف المدين أولاً ثم الطرف الدائن

عامر : ولماذا ترصدون المدين أولاً ثم الدائن فى القيد وليس العكس !

محمد : تذكَّر الآية الكريمة التى تقول فى كتاب الله العزيز الحكيم " يا أيها الذين آمنوا إذا تداينتم بدين إلى أجلٍ مسمىً فاكتبوه وليكتب بينكم كاتبٌ بالعدل ولا يأبَ كاتبٌ أن يكتب كما علمه اللهُ فليكتب وليُملِل الذى عليه الحق وليتق اللهَ ربَّه ولا يبخس منه شيئاً…** صدق الله العظيم - سورة البقره ( الآيه 282 )**

وهذا أمر من الله سبحانه وتعالى لعباده المؤمنين , وفى أطول آية فى القرآن الكريم والتى تسمى بآية الدين بأنهم إذا تداينوا لأحد , أى إذا كانوا مدينين وأخذوا شيئاً من أحدٍ , فليكتبوه وليجعلوها وثيقةً إثبات علي المدين ضماناً لحق الدائن , هذا مع العلم بأن الله سبحانه وتعالى يُعلق روح الميت المدين بين السماء و الأرض حتى يُرد عنه الدين , لِذا وجب ذِكر المدين قبل الدائن لخطورة أمره وأهميته عن الدائن , فالمَدين إذا مات ولم يدفع ما عليه من دينٍ عُذب وعُلقت روحه بين السماء والأرض حتى يُدفع عنه دينه والدائن إذا لم يأخذ حقه كان له عند الله من الأجر الكثير والكثير

سالم : حقاً .. إن القرآن الكريم** هو الدستور الذى لا يترك صغيرةً ولا كبيرةً إلا وتعرض لها … الحمد لله على نعمة الإيمان وكفى بها نعمه**

صالح : إذا ماهو القيد الآن …

محمد : أيضاً … لكى أقوم بإجراء القيد الأول لابد أن أعرف إجابة السؤال التالى منكم أولاً وهو … أين ستضعون مبلغ رأس المال والذى قدره 450000ج ؟

سالم : فى البنك

محمد : إذاً أول قيد هو

ْ 450000 من حـ/ البنــــك

ْ 450000 إلى حـ/ رأس المال

150000 الشريك الأول / ســــــالم

150000 الشريك الثانى / صــالح

150000 الشريك الثالث / عــــامر

سالم : يبدو أنك قد قصدت من سؤالك أن تعرف الطرف الثانى مع رأس المال .. أليس كذلك ؟

محمد : نعم .. وحتى نحدد من خلالهم من هو المدين و من هو الدائن

سالم : ومن هو المدين هنا

محمد : المدين هنا هو البنك لأنه هو الذى أخذ منا قيمة رأس المال , وبالتالى زاد رصيد النقديه التى كانت بالبنك لأن النقديه التى كانت فى البنك ( كانت أقل من 450000ج ) ثم أصبحت 450000

سالم : والدائن ؟

محمد : أما الدائن فهم سيادتكم سالم و صالح و عامر ولكن جرى فى العرف الإقتصادى و المحاسبى أن تنتفى الصفه الشخصيه للشركاء طالما بدأ العمل وبناءً عيه فإنه يتم الكنايه عنكم أنتم ( الشركاء ) بمصطلح رأس المال بدلاً من ذكر أسماءكم من وقت لآخر , مع العلم بأن رأس المال دائماً دائن ولا يمكن أن يصبح مدين

سالم : وبعد دفتر اليوميه.. هل هناك دفاتر أخرى غيره ؟

محمد : بالطبع .. ولكن يجب أن تعرفوا أن لدفتر اليوميه التى نتكلم عنها عدة طرق إلا أن من أهمها هو** دفتر اليوميه الأمريكيه **** والذى نتكلم عنه**

سالم : ولماذا دفتر اليوميه الأمريكيه بالذات ؟

[araby]

سالم : ولماذا دفتر اليوميه الأمريكيه بالذات

محمد : إن دفتر اليوميه الأمريكيه وكما ذكرنا عن أنه فى أى دفتر يقيد به كل عمليه حسابيه تحدث يومياً أولاً بأول حيث نضع مع كل حساب رصيده تبعاً لموقفه المحاسبى هل هو مدين أم دائن

سالم : بمعنى

محمد : بمعنى وكما ذكرنا منذ قليل أن كل حساب له جانبان إما مدين و إما دائن فنفس الشىء يحدث عند تصميم وإدراج الحسابات فى دفتر اليوميه الأمريكيه حيث نضع لكل حساب طرفان أيضاً الأول مدين و الثانى دائن ومع الحساب المدرج فى القيد نضع القيمه الخاصه به فإذا كان رصيده مدين فيدرج تحت المدين وإذا كان دائناً فيدرج تحت الدائن

سالم : لاتنسى يا أ/ محمد أننى لست بمحاسب ولذلك لا أستوعب ما تقوله جيداً

[araby]

محمد : لا بأس .. أنظر للشكل التالى فهذا جزء من صفحة اليوميه الأمريكيه

حيث يبدأ من الشمال كما هو مبين بدايةً من التاريخ ثم رقم القيد فى الدفتر العادى ثم البيان أى شرح القيد ثم الإجمالى ( فى عمود المدين إجمالى كل الأطراف المدينه وفى عمود الدائن إجمالى كل الأطراف الدائنه مع العلم بأنه بالطبع لابد من تساوى إجمالى المدين مع إجمالى الدائن نظراً لضرورة تساوى الطرفين ) ثم الحسابات المستخدمه لدينا كما يظهر بدءً من الأصول الثابته ثم المخزون … وهكذا

عامر : ليتك تذكر لنا كل الحسابات التى تستخدم فى اليوميه الأمريكيه والتى تتعاملون معها إن أمكن

محمد : وهو كذلك حيث تدرج الحسابات فى الدفتر من أعلى كما هى من اليسار كالتالى

عامر : قلت أن الحسابات المذكوره هى من اليسار لليمين أليس كذلك ؟!

محمد : بالضبط ثم من خلال القيود التى ندرجها فى أية ورقه عاديه أو أى دفتر عادى و إن كنت أفضل أنا عن نفسى دفتر يُباع فى المكتبات يسمى دفتر الحركه أو دفتر 2 خانه وهو مكون من خانتين حيث ندرج قيمة المدين فى الخانه الأولى ثم قيمة الدائن فى الخانه الثانيه ثم شرح القيد فى البيان ثم التاريخ

عامر : ولكنك لم تذكر لنا هذا الدفتر

محمد : لأن هذا الدفتر غير مطلوب بشكل رسمى ولكن أى محاسب يوجده لديه لكى يرجع لهذه القيود فى أية وقت لمراجعتها وإكتشاف أية أخطاء قد تقع من البدايه ( منذ لحظة إجراء القيد )

عامر : وهل هناك دفاتر أخرى

محمد : نعم حيث من خلال دفتر اليوميه الأمريكيه وبعد ترصيد كل الحسابات بطرفيها والتأكد من تساوى طرفى الإجمالى المدين مع الدائن ( الفرق = صفر ) نقوم بجمع كل عمود على حده ومن خلال إجماليات كل حساب من الحسابات التى تم قيدها فى نهاية كل شهر .. نقوم بعمل قيد إجمالى جديد فى نهاية كل شهر ونثبته فى دفتر آخر مثل السابق تماماً , ولكن هذا الدفتر يسمى (( دفتر الأستاذ العام ))

سالم : معنى كلامك أن (( دفتر اليوميه الأمريكيه )) يكون فيه كل قيد على مستوى كل شهربينما ((دفتر الأستاذ العام )) يكون فيه قيد واحد نهاية كل شهر

محمد : نعم وهذا ما أقصده

سالم : معنى ذلك أيضاً أن دفتر الأستاذ العام هذا يقيد به 12 قيد فقط وهم عدد أشهر العام

محمد : بل 13

سالم : ومن أين جاء القيد رقم 13 هذا ؟

محمد : لقد نسيت أن أذكر لكم أنه قبل إجراء القيد الأول للعام الجديد والخاص بشهر يناير لابد أن ندرج القيد الإفتتاحى للميزانيه

عامر : القيد الإفتتاحى للميزانيه ! وما هو هذا القيد الإفتتاحى للميزانيه الذى تقصده ؟!

محمد : فى بداية كل عام بعد إغلاق القوائم الماليه للعام السابق ومن خلال قائمة المركز المالى تحديداً يتم عمل قيد لميزانية العام السابق ندرجه ليكون أول قيد فى دفتر اليوميه العامه نسميه القيد الإفتتاحى للعام الجديد

عامر : ولماذا تدرجونه هكذا فى العام الجديد

محمد : لأن هذه الحسابات الخاصه بالعام الماضى لازالت قائمه ولابد من أخذها فى الحسبان لدرجة أننا نسميها حسابات مفتوحه وحتى يتم التواصل بينها من خلال العام السابق والعام التالى ( الحالى ) وكذلك فإن فائدة هذا القيد هو بمثابة بيان أو تقرير ظاهر أمامك دائماً من خلال هذا الدفتر العام لآخر رصيد فى حسابات الميزانيه الموجوده لديك من العام السابق

عامر : وما هو الدفتر المستخدم بعد ذلك ؟

محمد : نحن لا زلنا فى دفتر الأستاذ العام … حيث نقوم أيضاً بجمع كل عمود كما فعلنا فى دفتر اليوميه الأمريكيه ثم أيضاً نتأكد من صحة إجماليات كل حساب فى عمودى الإجمالى المدين و الدائن

عامر : حتى الآن لا يوجد جديد

محمد : الجديد أنه من خلال كل حساب يوجد رصيدين إما مدين أو دائن أو أحدهما أو كلاهما

عامر : هذا صحيح حيث أن حساب الصندوق مثلاً كما يظهر أعلى له رصيد واحد فقط وهو دائن بمبلغ 60000

محمد : نعم وهذا ما أقصده … ولكن أنظر معى فى أرصدة حساب المخزون النهائيه هل هى مدينه أم دائنه

عامر : إنها مره مدينه بمبلغ 10000جنيهاً و مره دائنه بمبلغ 3000 جنيهاً وفى نفس الوقت الفرق بينهما هو 70000 جنيها , ومن الممكن أن نقول أن رصيدهم 70000 جنيهاً أيضاً فماذا تقصد بالضبط ؟!

محمد : إننى أقصد الإثنين سنقول فى الحاله الأولى مجموع المدين و مجموع الدائن بالمجاميع ونقول فى الحاله الثانيه بالأرصده , ومن خلال هذه الأرصده سننتقل إلى ما يسمى بميزان المراجعه

صالح : وما هو ميزان المراجعه

محمد : إن ميزان المراجعة من الكشوفات المهمة والأساسية التي يحضرها المحاسب إما ( شهريا ) أو ربع سنويه ( كل ثلاثة أشهر ) او نصف سنويه ( كل ستة اشهر )

عامر : والأفضل فى الثلاثه ؟

محمد : والأفضل تحضير ميزان المراجعة شهرياً وذلك لإكتشاف الاخطاء ومعالجتها أولاً بأول , فميزان المراجعة يعتبر أداة لقياس التوازن الحسابي والتأكد من صحة تسجيل الحسابات في الدفاتر المحاسبية وإثبات العمليات الحسابية خلال فترة معينة ويمكن تقسيم ميزان المراجعة لثلاث اشكال

سالم : وما هى هذه الأشكال الثلاثه ؟

محمد : أولا ميزان المراجعة بالمجاميع وهو كشف يضم الجانب المدين والجانب الدائن حيث بعد تجميع الحسابات في الأستاذ يتم ترحيل المجاميع إلى ميزان المراجعة , مجموع الحسابات في الطرف المدين في الأستاذ ترحل جانب المدين في ميزان المراجعة وبنفس الطريقة الطرف الدائن ويقسم كالآتي :-

[araby]

سالم : وثانياً ؟

محمد : و ثانيا ميزان مراجعة بالأرصدة وهو كشف يضم الجانب المدين والدائن للحسابات في الأستاذ بعد ترصيدها وحسب طبيعتها فلهذا قبل إعداد ميزان المراجعة يجب أن نقسم الأرصدة في حساباتنا حسب طبيعتها ( مدينة أو دائنة )

عامر : وماهى الأرصده المدينه بطبيعتها ؟

محمد : الأرصدة المدينة بطبيعتها هى أرصدة حسابات الأصول أو الموجودات الثابتة أو المتداولة مثل ( الاراضي , المباني , السيارات ,الصندوق ,الأثاث ,العدد والادوات , شهرة المحل ,العلامات التجارية , البنوك التجارية , المدينون , أوراق القبض ,الأوراق المالية 00000000) و أرصدة الحسابات المتعلقة بالبضاعة ( المشتريات , ومصاريف الشراء والبيع ومردودات مبيعات ومسموحات المبيعات 0000) أرصدة المصاريف الإدارية العمومية ( الرواتب والاجور, ماء , كهرباء , تليفونات , إصلاحات , أتعاب قانونية ) إضافة الى الفوائد المدينة والخصومات المدينة ( الخصم الممنوح )

عامر : والدائنه بطبيعتها !

محمد : أما الأرصدة الدائنة بطبيعتها هى حسابات حقوق الملكية ( رأس المال والأرباح الغير موزعة )

أرصدة الحسابات التي تمثل إلتزام على المنشأة ( القروض الدائنة , الدائنون , أوراق الدفع ,000 ) رصيد حساب البنك الجاري إذا كان السحب على المكشوف - أرصدة الحسابات التي تمثل ربحا أو إيرادا مثل ( إيراد العقارات ,أرباح أوراق مالية , الفوائد الدائنة 000) الخصومات الدائنة ( الخصم المكتسب ) أرصدة حسابات متعلقة بالبضاعة ( المبيعات , مردودات ومسموحات المشتريات ويكون كالآتي :

سالم : وثالثاً ؟

محمد : و … ثالثا ميزان مراجعة بالكامل , ففي هذا الميزان يتم جمع المجاميع والأرصدة لجميع الحسابات وبهذا نعطي فكرة كاملة عن حجم العمليات المالية التي تمت على كل حساب من حسابات الأستاذ

سالم : وهل ميزان المراجعه ضرورى للمحاسب بشكل كبير ؟

محمد : بالطبع فميزان المراجعة هو أحد وسائل التأكد من صحة تسجيل القيود المحاسبية بدفتر اليومية وصحة ترحيلها وترصيدها في الأستاذ وعليه يجب أن يكون جانبي ميزان المراجعه متساويا الطرفين المدين والدائن

سالم : إذاً فهو ترمومتر صحة أو خطأ قيود اليوميه

محمد: نعم وهو كذلك .. ثم بعد ذلك ومن خلال ميزان المراجعه بالأرصده نقوم بعمل القوائم الماليه

[araby]

سبحان الله و الحمد لله و لا إله إلا الله و الله أكبر

[saeedall]

اتمنى على المدير المالي ان يطلب من الشركاء تعليمه الطب لانه علمهم المحاسبة

[alaaaboulela]

أعمل فى مجال المقاولات منذ فترة طويله … وقد أكرمنى الله بخبرة لا بأس بها فى هذا المجال

وأننى إذ أتشرف بأن أشارك مع حضراتكم بمجموعة من الموضوعات الهامه التى كثيراً ما تقابلنا أثناء الحياة العمليه .. ولكننى هذه المره أستعرض على حضراتك ما أكرمنى الله به ولكن فى غير الشكل المعتاد ألا وهو الشكل الأكاديمى الذى تعودنا عليه ( الكتب الدراسيه ) وإنما رأيت هذه المره أن يكون الأسلوب فى شكل حوارى بين مالكى إحدى شركات المقاولات ( والذين هم فى نفس الوقت ليس لهم أية درايه فى هذا النشاط حيث هم يعملون أطباء ) وبناءً عليه فهم كثيرى السؤال والرغبه فى الإستفسار عن العديد من النقاط التى تطرأ أثناء الحوار و أحد المحاسبين الذى يدير هذه الشركه , ومن خلال هذا الحوار المتسلسل يتم التعرض للعديد من الموضوعات التى تقابلنا فى الحياة العمليه مع تكرار بعض النقاط بأكثر من موضع وأكثر من صيغه نظراً لأهميتها , ومن خلال هذه الفكره فإننا جميعاً نعلم أن الشكل الحوارى والقصصى هو خير وسيله تعلق فى الأذهان لدرجة أن القرآن الكريم عندما نزل من عند الله سبحانه وتعالى تضمن على العديد من القصص القرآنى وأننى إذ أخص بالشكر الداعيه الإسلامى الأستاذ / عمرو خالد حيث إستلهمت هذه الفكره من سلسلة برامجه الأخيره ( قصص القرآن الكريم )

بسم الله وعلى بركة الله نبدأ الحوار

بسم الله الرحمن الرحيم

في البداية إحييك على إختيارك هذا النوع من عرض المحتوى العملي بإسلوب قصصي وإن كان سبق الدكتور عمر خالد في ذلك بأكثر من نصف قرن المفكر والطبيب د/ مصطفى محمود رحمه الله في طرح فريد من نوعه مثل رواياته العنكبوت مسرحية ثلاثية الفصول 1952.

ويتسم هذا النوع بكسر حدة الملل وجذب القراء بطريقة شيقة يستقي بها المحتوى العلمي بسلاسه وسهوله .

ولكن لي بعض الملاحظات أتمنى أن تتقبلها مني من وجهة نظر بناءة وليس لمجرد النقد سأواليك بها تباعاًَ وفي إنتظار تعليقاتك على ملاحظاتي .

[alaaaboulela]

الملحوظات باللون الأزرق

لدينا الآن إثنان من الأصدقاء وهم سالم وصالح … و يريد كل منهما منذ فتره طويله أن يكوَِّّّّن شركة مقاولات … وبناءً عليه إتصل سالم بصالح ودار هذا الحوار بينهما …

سالم : أنت تعرف أننى أنوى منذ فترة طويله أن أكوِّن شركة مقاولات… و الحقيقه أننى ليس معى رأس المال الكافى لإقامة هذه الشركه وحدى لِذا فكرت أن أبدأ برأسمال صغير نسبياً…

وأنا الآن أريد شريك معى فى هذه الشركه الجديده التى أنوى تأسيسها …فهل توافق أن تكون شريك معى ؟

صالح : نعم .. و يشرفنى

ومن هنا ظهرت الشركات العائليه والمساهمه المغلقة المبنية على العلاقة بين المساهمين وبما فيها من أثر غير مباشر على الأطراف الأخرى من مساهمين جدد (بالسلب )و عملاء وموردين وأطراف ذات صلة وأسعار مختلفة للتحويلات سواء بضاعه أو أصول ثابته . ولذلك فقد تنبهت الجهات المعنيه في أمريكا بجعل حد أدنى لمؤسسين الشركات بثلاث سنوات لا يستطيعون قبلها تصفيه أو بيع حصصهم لحين إستقرار الأوضاع في المنشأه .

سالم : كم معك من المال ؟

صالح : و كم تريد أن يكون رأس المال

سالم : سنبدأ فى حدود نصف مليون جنيهاً

أعتقد إنه غير مطلع على قانون الشركات والإجراءت من إستخراج السجل والحد الأدني لرأس المال لكل نوع من الشركات وحتى إنهم لم يتفقوا على نوع الشركه أو تكوينها سواء كان تضامن أو شركة أموال .

صالح : وماذا سيكون نصيبى

سالم : النصف

صالح : للأسف ليس معى كل هذا المبلغ

سالم : وما الحل ؟

صالح : لدىَّ صديقى عامر … هل من الممكن أن يدخل معنا كشريك ثالث ؟

سالم : لا بأس … إعرض عليه الموضوع .. وأنا فى إنتظار الرد منكم

عامر : أنا موافق

صالح : ستدخل معنا بالثُلُث

عامر : على بركة الله

( سالم و صالح و عامر ) نصيب كل منهم 150,000 جنيهاً مصرياً .. والآن … أصبح لدينا " شركة مقاولات " – " رأسمالها هو 450,000 جنيهاً " معنى ذلك أنه لابد من توافر محاسب يقوم بإدارة الشركه من الناحيه الماليه و الإداريه .

كلام جميل لا غبار عليه ويبدوا إنه يعرفون جيداً دور المحاسب

وكان هذا هو الإجتماع الأول بين الشركاء الثلاثه ( سالم و صالح و عامر ) و ( المدير المالى للشركه وإسمه محمد )

[alaaaboulela]

سالم : والنشاط سيكون فى مجال المقاولات

محمد : هل يوجد أى من حضراتكم مهندساً ليتولى مهام التنفيذ بالشركه ؟

سالم : لا … بل نحن أطباء و أساتذه فى الجامعه

كان من الأفضل دراسة سمات الشخصية التي تفرضها المهنه على أصحابها فالأطباء لهم مفاهيم خاصة بهم من الواجب إدراكها وعلى ذلك

محمد : لا بأس

محمد : هل أحضر كل من حضراتكم نصيبه فى رأس المال ؟

الشركاء : نعم

كان من الأولى السؤال هل تم إيداع حصصكم في البنك ؟؟

الخطوة التاليه

هل تم إبرام العقد كتابتاً بنوده وشروطه ؟؟

هل إتفقتم على السمه التجارية للشركه ؟؟

هل تم إستخراج السجل التجاري وإستكمال باقي الأوراق الخاصة بالشركه كالإشهار والتسجيل للعقد في الشهر العقاري ؟؟

والسبب من إيداع رأس المال بالبنك وليس بخزينة الشركه ليتم الصرف بموجب شيكات كأسلوب رقابي وكذلك من أجل تأسيس الشركه وإستخراج كافة الأوراق والمستندات

محمد : إذاً نحن لدينا الآن رأسمال للشركه قدره 450,000جنيهاً

سالم : من أين ستبدأ يا أ/ محمد ؟

محمد : سأبدأ من حيث إعداد نظام محاسبى لشركتنا هذه

كان من الأفضل البدء بدارسة جدوى المشروع قانونياً وعدم تعارضه مع أي من النظم القانونيه والضريبيه وكذلك دراسة الجدوى الفنيه من إمكانية تنفيذ المشروع على أرض الواقع وتصميم المنشأه وكذلك خط سير العمليات وإدارة الموقع وامكانية الإستعانه بمتخصصين مهندسين مادام ليس هناك من المؤسسين مهندس .

سالم : وما هو هذا النظام ؟

محمد : هو النظام الذى سنراه مناسباً لشركتنا من حيث الدفاتر التى سنستخدمها وطرق المراقبه وكذلك كل الإرشادات و اللوائح التى سنراها مناسبة لإنجاح المشروع بشكل واضح و منظم

النظام المحاسبي يبدأ بدليل الحسابات ودليل وحدات النشاط (دليل المنتجات ) ودليل مراكز التكاليف والدورة المستنديه والمخرجات من قوائم تكاليف وقوائم وتقارير ماليه .

سالم : أنت تعرف أننا أطباء و لا دراية لنا بالمحاسبه ونريدك أن تعطينا فكره تفصيليه عن ما يجب عمله خطوه بخطوه فى الشركه

محمد : لا بأس .. وسوف أوضح كل خطوه بالتفصيل فى حينها إن شاء الله تعالى

من الواجب عدم الإسهاب في شرح التفاصيل بالعكس كثرة التفاصيل تجعل المعلومات غير مناسبة لإتخاذ قرار وتصيب المستخدم أو المدير بالتيه والتخبط والحيره حيال إتخاذ موقف .

وكان من الواجب عليك إتخاذ الشكل الهرمي وعدم إستخدام الإسلوب القاعدي لإنه لا يناسب أعضاء مجلس الإدارة والأفضل هو إستخدام الإسلوب الشجري وبناءاً عليه يتم تحديد حجم المعلومات تناسباً عكسياً مع المركز الوظيفي بحيث المستوى الوظيفي الأعلى حجم أقل من المعلومات وأعلى تركيزاً.

سالم : هل ستقوم بإمساك دفاتر

محمد : بالطبع .. لابد من إمساك دفاتر و منتظمه أيضاً !.. إلخ

من الأفضل هو البدء من القوائم الماليه بدلاً من قيود اليوميه وتضيع وقتك ووقتهم في تعليم المحاسبة للمبتدئين فأعتقد إن المدين والدائن لا يفيدهم بشئ

ويتم العرض حسب مفاهيم الأطباء المرض والعرض أو المشكله والحلول ويتم الحوار كالتالي

إنتم بصفتكم شركاء من الأفضل ان تقوموا بتقييم أداء الشركه ونتائج الأعمال لإتخاذ قرار للإستمرار او التصفيه أو تغيير النشاط بمفهوم الطبيب المشكله هي ماسبب تحقق الخسائر إذن ماهي الأسباب تاتي من قائمة الدخل إن الإيرادات لا تغطي التكاليف والمصروفات بأنواعها .

صالح : وما معنى مدين وما معنى دائن ؟

محمد : «** المدين » هو الذى يأخذ وبالتالى طالما أخذ فقد زاد ما كان معه عما كان معه « والدائن » هوالذى يعطى وطالما أعطى فقد نقص ما كان معه عما كان معه**

إستعمل معهم مصطلحات أسهل فحتى المحاسبين بيتلخبطوا في الدائن والمدين فكيف لهم أن يدركوا ومن أول وهله معنى الدائن والمدين وإن تعذر فإستبدلهم بوارد ومنصرف .

[alaaaboulela]

صالح : بالفعل فالعاطى هو إسم من أسماء الله سبحانه وتعالى وبالطبع فإن الله دائماً دائن لأنه سبحانه وتعالى دائماً عاطي

تمثيل رائع ولله المثل الأعلى

عامر : ألاحظ أنك تسجل المدين أولاً ثم الدائن فى القيد فهل هذه قاعده ثابته أم أنها تتغير من وقت لآخر ؟

قل له ولماذا تقومون بعمل فحص للمريض قبل وصف العلاج .

محمد : أيضاً … لكى أقوم بإجراء القيد الأول لابد أن أعرف إجابة السؤال التالى منكم أولاً وهو … أين ستضعون مبلغ رأس المال والذى قدره 450000ج ؟

يا طول بالك يا أ/ محمد .

سالم : ولماذا دفتر اليوميه الأمريكيه بالذات ؟

لإنه يناسب الشركه المتوسطه الحجم مثل شركتكم لانه يعتبر يومية وأستاذ معاً وأيضاً لإنه يختزل مرحلتين متتابعتين وهما الترحيل والترصيد فيتم في نفس الدفتر ترحيل وترصيد الحسابات ولكن يحتاج لدفاتر إحصائية كأستاذ مساعد المخزون (كروت صنف ) وأستاذ مساعد العملاء والموردين ودفتر تحليل المصروفات العموميه ويوميات مساعده كيومية المشتريات والمبيعات .

[alaaaboulela]

سالم : لاتنسى يا أ/ محمد أننى لست بمحاسب ولذلك لا أستوعب ما تقوله جيداً

وهذا ما ذكرته سالفاً ويجب أن يأخذ نظام المعلومات في الحسبان الهيكل التنظيمي للمنشأه وتبعية المستخدم له والمستوى الذي يرتقيه المستخدم ومفاهيم المستخدم وثقافته ويجب أيضاً أن يؤخذ في الحسبان إدارك المستخدم للمصطلحات والمفاهيم ومما لاشك فيه إنه لكل وظيفة سمات تنعكس على شخصية وثقافة الفرد فمثلاً لو كان المستخدم مهندس يفضل إتباع الإسلوب التحليلي والإنتقادي وإستخدم الفلو تشارتس والستاتس أما لو كان المستخدم محاسب يتم العرض في شكل أرقام وقوائم ماليه ونسب ماليه ومؤشرات ويكون الوصف الكمي أفضل الطرق بشكل نسب وكميات أما لو كان المستخدم طبيب كما في حالتنا فيفضل إستخدام اسلوب المشكله وحلها بناءاً على الأعراض الظاهره أما لو كان المستخدم إداري فيفضل إستخدم العروض التقديميه والسليد شو .

[alaaaboulela]

اتمنى على المدير المالي ان يطلب من الشركاء تعليمه الطب لانه علمهم المحاسبة

بالفعل قد قام الأستاذ / محمد مشكوراً بشرح كورس كامل في المحاسبة للمبتدئين ( الأطباء ) .

مع علمي جيداً بإن كلُ مُيَسرْ لما خُلِقَ لهْ وكما في إحدى رويات دكتور مصطفى محمود زياره للجنه والنار أشار إلى إن كل منا في جنين أمه يختار من أسماء الله الحسنى ما يحلو له من الإسماء فمنا من إختار الجبار فكان في عمله وبيته حاكم جائر ومنا من إختار البديع وأصبح رساماً ومصوراً بارعاً في فنون التصوير والنحت وهناك من إختار إسم المتكبر وأصابه الكبر والغرور ومنا من إختار اسم الله العدل فأصبح قاضٍ عادل أو محاسب خبير وإستدل على ذلك بقوله تعالى "وشهدوا على أنفسهم "

[araby]

إلى الساده / مشرفى هذا المنتدى

أحيط سيادتكم علماً بأننى قد قمت بإضافة أعمال أخرى غير التى تظهر حتى الآن ولكننى للأسف لا أجدها لدرجة أن الأخ علاء أبو العلا قد قام من قبل بتعليق مختلف عن المعروض حالياً وقمت بالفعل بالرد عليه رداً أعتقد أنه مستفيضاً وقد ظهر ذلك فى المنتدى منذ عدة أيام و لكننى الآن وبعد معاناة

أجد أنه يوجد حذف ما أضفت من قبل ولا أعرف السبب , فهل هذا الأمر مقصود أم أنه خطأ ما من إدارة الموقع أم ماذا ؟

… أرجو التكرم من سيادتكم بالرد و الإفاده حيث ما الذى يضمن لى بعد أن أقوم بإضافات جديده فيما بعد أن تحذف كما حدث الآن

فى إنتظار الرد من مشرفى ومسئولى المنتدى

[alaaaboulela]

إلى الساده / مشرفى هذا المنتدى

أحيط سيادتكم علماً بأننى قد قمت بإضافة أعمال أخرى غير التى تظهر حتى الآن ولكننى للأسف لا أجدها

لو كنت تريد رد مختصر على باقي المشاركات التي لم تظهر في شكل ملحوظه والتي تناولت التطور لعملية شرح كيف يتم أعداد الميزانيه من خلال رسم توضيحي مع العلم إنه كان من الأفضل في حال عرضك لميزانية الشركه أن تقوم بسردها على شكل قائمة وليس حساب حرف تي والأسباب

1. بمقتضى المعايير ومنها عرض القوائم الماليه يتم عرض الميزانيه في شكل قائمة المركز المالي وكذا قائمة الدخل
2. أن حساب حرف تي يقوم بتشتيت الأفكار لمن لا يعرف مكونات الميزانيه لذلك كان الإمام الشافعي يقوم بتغطيه صفحة المصحف التي لا يقرأها ليقوم بحفظ التي يقرأها وحتى لا يتشتت
3. إن كل التجار وغير المحاسبين يكون الأسهل لهم في سرد الحسابات المنطقيه والترتيب الزمني وليس في شكل حرف تي

المبيعات بكذا .

- مصروفاتي كذا.

= يبقى مكسبي كذا .

أو

مشتريات العميل كذا

- دفعات سداده مبلغ كذا في يوم كذا

= رصيده كذا .

لدرجة أن الأخ علاء أبو العلا قد قام من قبل بتعليق مختلف عن المعروض حالياً وقمت بالفعل بالرد عليه رداً أعتقد أنه مستفيضاً وقد ظهر ذلك فى المنتدى منذ عدة أيام و لكننى الآن وبعد معاناة

أعلم أن تعليقاتي كانت مختلفه لأن عدد المشاركات الخاصه بك كانت اكثر من ذلك بكثير وتم الرد عليها كل مشاركه على حده غير إنني لا أذكر ما كتبت وإن تذكرت لا أحب أن أكرر ما كتبت ولو لا قدر الله ضاعت المشاركات ثانية ستجد رد أخر مختلف عن هذا الرد

أجد أنه يوجد حذف ما أضفت من قبل ولا أعرف السبب

السبب هو إنه تم إختراق الموقع يوم السبت .وكانت أخر نسخة backup للموقع قبل ذلك اليوم بيومين أو ثلاث أو أربع أو خمس أيام تقريبا .

, فهل هذا الأمر مقصود أم أنه خطأ ما من إدارة الموقع أم ماذا ؟

… أرجو التكرم من سيادتكم بالرد و الإفاده حيث ما الذى يضمن لى بعد أن أقوم بإضافات جديده فيما بعد أن تحذف كما حدث الآن

لم يحدث وإن حُذف شئ وإن حدث يتم أبلاغ العضو وأعلامه بسبب الحذف ولا يحدث غالباً إلا في حالات مخالفة الاداب العامه أو وجود تلميح وتجريح لأحد الأعضاء .

والضمان أنا شخصياً لا أستطيع أعطيك ضمان الضمان لدى الوكيل ( الأدمين )

[araby]

سالم : القوائم الماليه … وماهى القوائم الماليه هذه التى تتكلم عنها ؟

محمد : قبل أن أجيبك عن القوائم الماليه يجب أن أقول لك أنه بالإضافه للدفاتر السابقه ( اليوميه الأمريكيه و الأستاذ العام ) هناك دفتر ثالث وهو فى غاية الأهميه

صالح : وما هو

محمد : هو دفتر الثانويه العامه

صالح : دفتر الثانويه العامه ؟

محمد : آسف بل أقصد … دفتر اليوميه العامه

صالح : وما هو هذا الدفتر

محمد : هذا الدفتر هو ومن خلال دفتر اليوميه الأمريكيه السابق وبعد الإنتهاء منه , وكما نعلم حيث أن لكل حساب طرفين , وبما أن لكل حساب طرفين ( طرف مدين و طرف دائن ) نقوم بعمل قيد إجمالى واحد فى هذا الدفتر ( اليوميه العامه ) ولأن أطرافه متعدده فيكون القيد كالتالى

××× من مذكورين

( كل الحسابات المدينه )

××× إلى مذكورين

( كل الحسابات الدائنه )

صالح : ومتى يكون هذا القيد

محمد : فى نهاية كل شهر

صالح : قلت منذ قليل أنه فى غاية الأهميه … ماهى أهميته !

محمد : إن أهميته القصوى تكمن فى أن هذا الدفتر من خلال حساباته العامه يقدم إلى مصلحة الضرائب وبناءً عليه فإن هذا الدفتر بالذات يُرقم ويختم ويوثق من مصلحة الشهر العقارى ورقه ورقه وذلك لأهمية هذا الدفتر وبناءً عليه يقوم المحاسب بإجراء القيد فى نهاية كل شهر بحذر شديد ودون أخطاء حتى لا تتشكك مصلحة الضرائب عند الإطلاع على هذا الدفتر فى أن الشركه ربما تهدف من هذه الأخطاء الغش أو التلاعب

صالح : معنى ذلك أن هذا الدفتر قانونى

[araby]

محمد : بالفعل حيث يوجد ثلاثة دفاتر قانونيه يجب الإهتمام بهم

صالح : وما هم

محمد : بالإضافه إلى هذا الدفتر الأول ألا وهو دفتر اليوميه العامه يوجد دفتر آخر وهو دفتر الجرد و الدفتر الثالث هو دفتر حضور الجلسات للجمعيه العامه ومجلس الإداره

صالح : قل لنا الآن إذا ماهى القوائم الماليه التى سألتك عنها من قبل !

محمد : القوائم الماليه هى المنتج النهائى لنظام المحاسبه الماليه والتى تنتج بعد إجراء العمليات التى تحدث أو بمعنى آخر هى بمثابة التقارير النهائيه التى تنتج بعد إجراء العمليات علماً بأن لكل تقرير أو قائمه هدف معين يختلف عن القوائم الأخرى تبعاً لطبيعة كل قائمه حيث أن القوائم بالنسبه للمحاسب هى بالضبط كالخريطه بالنسبه للجغرافى أو الرسومات واللوحات الهندسيه بالنسبه للمهندس أو التحاليل والفحوصات بالنسبه للطبيب , فهل من الممكن أن يُجزم الطبيب بأن هذا الشخص مريض بالسكر مثلاً إلا بعد التأكد من عمل التحليل المناسب ؟

سالم : بالطبع لا !

محمد : ونفس الشىء بالنسبه للمحاسب لابد من إستخراج القوائم الماليه ( التقارير ) لكى يستطيع تشخيص الحاله ثم إعطاء العلاج المناسب

سالم : طالما أن الأمر كذلك … ماهى القوائم الماليه !

محمد : لا تتعجل .. وسأوضح لك , حيث تتكون القوائم الماليه من أربعة قوائم لاغنى عنهم لأى محاسب أو أية مؤسسه وهم

1- قائمة المركز المالى

2- قائمة الدخل

3- قائمة حقوق الملكيه

4- قائمة التدفقات النقديه

ولابد أن تعرفوا أن كل قيد محاسبى نقوم بإدراجه ( طبعاً بناءً على عمليه قد حدثت ) أنه لابد أن يتبع ذلك رد فعل أو تأثير فورى على هذه القوائم الماليه .

سالم : طالما الأمركذلك فما هو مدى تأثير القيد السابق مثلاً على القوائم الماليه ؟

محمد : يظهر تأثير القيد السابق فى قائمة المركز المالى كالتالى

-----------------------------------------------------------------------------

أصــــــول حقوق الملكيه

450000 البنك 450000 رأس المال

-------- ----------

450000 إجمالى الأصول 450000 إجمالى حقوق الملكيه

صالح : نريد الآن أن نقوم بشراء بعض الأساسيات المطلوبه لكى نبدأ العمل بالشركه .. قل لنا يا أ/ محمد ماهى الأساسيات الضروريه المطلوب توفيرها فى البداية حالياً والتى يجب أن نبدأ من عندها ؟

محمد : فى البدايه وقبل البدء فى أية أعمال فعليه بالموقع لابد من إعداد الهيكل الوظيفى** للمشروع ومعرفة متطلباتنا من القوة البشريه التى سنحتاج إليها تبعاً لكل إداره ومنظومه فى العمل … , ثم دراسة أماكن إقاماتهم ومعرفة عدد المغتربين منهم وعدد المقيمين فى حدود المدينه أو ضواحيها وبناءً عليه يتم شراء سيارات وأتوبيسات لنقل هؤلاء الموظفين الذين سيقع عليهم الإختيار للعمل ويعملون معنا بالشركه , وكذلك تحديد أماكن الإستراحات التى سيقيمون بها لمن هم مغتربين وكذلك …إلخ بالإختصار بما يسمى ( بتجهيز الموقع ) من منشآت وخلافه **.

سالم : معنى ذلك أنك تقصد أن هناك شيئين فى بداية أى مشروع هما** تجهيز الموقع **** مع **** إعداد الهيكل الوظيفى **بما يتناسب مع الوظائف المطلوبه و الأماكن الشاغره

محمد : بالضبط و لنكون أكثر دقه أن الشيئين هما وبالترتيب الهيكل الوظيفى فتجهيز الموقع ( الفاء تدل على السرعه ) لأنه بناءً على الأفراد المقيمين ستتحدد مساحة وحجم وغرف الإقامه

سالم : ومم سيتكون الهيكل الوظيفى لشركتنا إن شاء الله

محمد : إن حجم الهيكل الوظيفى المطلوب يحدد على عدة أمور

صالح : وما هى هذه الأمور

محمد : منها على سبيل المثال حجم الأعمال , فكلما كان حجم الأعمال كبيراً إستلزم ذلك عدداً كبيراً من الإدارات وبالتالى عدداً أكبر من الموظفين

صالح : وماذا أيضا

محمد : وكذلك من حيث السلطه

صالح : بمعنى !

محمد : بمعنى … هل تنوى الإداره تفويض السلطه لكل رئيس إداره مع مرؤوسيه أم مركزية السلطه والإداره لرئيس أعلى واحد فقط

عامر : وما دخل ذلك فى حجم الهيكل

محمد : إن مركزية السلطه معناها عدد أقل من الإدارات والموظفين حتى يتمكن المدير الأول أوالمسئول الأول من سهولة التواصل مع جميع المستويات العامله وإلا فقد التواصل معهم وبالتالى الفشل , لأن الجميع لن ينفذ شيئاً إلا بناءً على تعليمات المدير الأول والذى بيده تستحوذ السلطه

سالم : والأفضل من وجهة نظرك

محمد : ليس من وجهة نظرى ولكن من وجهة نظر الإداره المتقدمه

سالم : لا بأس .. من وجهة نظر الإداره المتقدمه

محمد : تفويض السلطه بالطبع لأن ذلك يعطى حرية التصرف وإتخاذ القرارات وبالتالى رفع الكفاءه لجميع المستويات بينما إحتكار السلطه معناه إلغاء الجميع وبالتالى هبوط المستويات وعدم القدره على تحمل المسئوليه لأنه ليس فى يده أية مسئوليه وأولها مسئولية إتخاذ القرار وكل ذلك سيؤدى إلى التأخر فى إتخاذ القرار ومن ثم ضياع الكثير على المؤسسه وخصوصاً عند غياب متخذ القرار الأول لأي سبب من الأساب ( سفر – مرض ) سيؤدى إلى تعطل المؤسسه وفقد إتزانها لحين عودة متخذ القرار الرئيسي والمحتكر للسلطه الوحيد

سالم : وماذا تقصد بالمستويات العامله

محمد : إن أى مؤسسه أو شركه لابد أن يكون لها ثلاث مستويات من الإداره

سالم : وما هى هذه المستويات ؟

محمد : مستوى الإداره العُليا وهم رؤساء الشركه أو المؤسسه وعليهم يقع العبء الأكبر والأول فى تحمل المسئوليه وإتخاذ القرارات الخطيره والحساسه بالشركه ثم الإداره الوسطى وفيها المستوى الثانى من المديرين الذين يتولون مسئولية الإدارات المختلفه والتنفيذ بناءً على السياسات الموضوعه من قِبل الإداره العُليا والمستوى الثالث وهم الإداره الدُنيا أو الطبقه العامله التى تتولى تنفيذ جميع المهام بناءً على تعليمات الإداره الأعلى لها وهى الإداره الوسطى

سالم : لقد أدخلتنا فى متاهات ونحن نريد أن نعرف منك الآن وفقط ماهو الهيكل الوظيفى الذى نحتاجه فى شركتنا هذه

محمد : فهمت ماذا تقصد ولكنى لكى أقوم بإعداد الهيكل الذى تريدونه سيادتكم لابد أن تعرفوا أن الهيكل فى شركتنا يجب أن يتكون من جانبين

سالم : وما هما ؟

محمد : جانب** فنى هندسى **وجانب مالى وإدارى أو بمعنى آخر إداره فنيه وهندسيه وإداره ماليه … الإداره الفنيه ستتكون من مدير المشروع وهو المدير المسئول عن تحقيق جميع أهداف المؤسسه التى تكونت من أجلها ثم مدير التنفيذ وهو المسئول عن معاونة وتنفيذ التعليمات التى يراها مدير المشروع ثم مديرى المجموعات بالموقع وكل مدير مجموعه يتبع له عدة مهندسين يتحدد عددهم بناءً على حجم العمل الموكل لهم جميعاً وكذلك طبيعته

عامر : وماذا تعنى بطبيعته ؟

محمد : أى طبيعة النشاط المنفذ , حيث أن نشاط إنشاء العمارات مثلاً يختلف عن إنشاء الفيلات وكذلك عماره تتكون من خمسة أدوار تختلف عن عماره تتكون من 20 دور … وهكذا.

عامر : ثم

محمد : ثم مع هؤلاء المهندسين المنفذين مساعدين متخصصين لهم فنياً يسموا بالـ** مشرفين أو الملاحظين **يتم مرافقتهم للمهندس ليساعدوه فى تنفيذ المهام الأخرى التى تُطلب منهم بناءً على تعليمات المهندس مثل مراقبة تشغيل العمال أو المساعده فى توفير وتشوين المواد والمعدات المختلفه التى تساعد فى تنفيذ العمل … إلخ مما يتطلبه العمل أثناء التنفيذ

عامر : وماذا أيضاً

محمد : هذا عن الجانب الفنى … أما عن الجانب المالى و الإدارى فإنه يتكون من المدير المالى** والإدارى **** والذى يكون مسئولاً وكما هو واضحاً من إسمه عن الجانبين المالى و الإدارى الذين ينقسمان بالتالى إلى **** قسم الخزينه أو الصرف **** وهو المسئول عن حركة النقديه الوارده للمشروع وكيفية صرفها على جميع أوجه النشاطات المختلفه والمطلوبه وقسم **** الشئون الإداريه **** وهو المسئول عن الجانب الإدارى للمشروع منذ لحظة تعيين الموظفين الجدد مروراً بتشغيلهم وتسكينهم فى المكان المطلوب وإثبات تواجدهم أو عدمه من حيث الحضور والإنصراف و الأجور والرواتب … إلخ وجميع أوجه المشروع الإداريه سواء للموظفين أو العمال وكذلك أيضاً قسم **** المستخلصات والعقود **** وهو القسم المسئول عن حسابات مقاولين الباطن تبعاً لكل بند من بنود الأعمال وكذلك حسابات الموردين و حسابات المعدات المؤجره المختلفه سواء المعدات المتحركه **** ] **** جرارات – حفارات – لوادر … **** [**** أو المعدات الثابته****]** مولدات – أوناش **[****وذلك منذ لحظة إلحاق المقاول وبدءه فى العمل من حيث المستندات المطلوبه للمقاول مثل البطاقه الضريبيه و السجل التجارى و…إلخ **** وكذلك أية دفعات مقدمه أو نقديه أو بشيكات قد يحصل عليها المقاول **** ‘**وإستقطاعها مع باقى الإستقطاعات الأخرى مثل ( نسبة تأمين الأعمال و الضرائب و دمغات التوقيع ) ثم إستخراج صافى المستحق بعد ذلك للمقاول وتحديد رصيده النهائى أولاً بأول وهل هو مدين أم دائن , وهو أيضاً حلقة الوصل بين الإداره الماليه والمكتب الفنى , ثم قسم المخازن وهو القسم المسئول عن تحديد ومراقبة الأرصدة الموجوده والمواد المطلوبه منها والوقوف عند حد الطلب للأرصده حتى لا تفاجأ إدارة المشروع بنفاذ الكميات من المخازن أثناء العمل والتنفيذ وكذلك قسم المشتريات أو الإحتياجات والذى من خلاله تستطيع الشركه شراء ما يلزمها من مواد بعد الوقوف على آخر أسعار السوق وتحديد الموردين والإستفاده من الخصومات والمميزات التى تستطيع الحصول عليها لشراء مواد بأقل سعر و طبقاً للمواصفات الفنيه المطلوبه حتى تسهم فى تقليل التكاليف وبالتالى الحصول على أعلى ربح ممكن , بالإضافه إلى قسم الأمن حيث أنه القسم المنوط له حماية المكان كله بكل ما يشتمل سواء الأعمال المنفذه أو المواد التى تستخدم فى العمل أو الأفراد العاملين ذاتهم أو المنشآت التى يتم تشييدها ولذلك هناك دائماً فى المشروعات إداره متخصصه للأمن تسمى بالأمن الصناعى حيث يتضمن عملها كثيراً من الفنيات المطلوبه لدواعى الأمن والحرص على سلامة جميع العاملين أثناء وبعد التنفيذ والتشييد … إلخ

سالم : وهل هناك أقسام أخرى غير الأقسام التى ذكرتها

محمد : هذه الأقسام التى ذكرتها هى الأقسام الأساسيه أو هى الحد الأدنى من الأقسام والإدارات التى يجب أن تتوافر فى أية منشأه تريد أن تحقق قدراً من النظام والنجاح الفنى و المالى و الإدارى بشكل دقيق ومنظم

صالح : معنى ذلك أنه هناك أقسام أخرى من الممكن أن تزيد عما ذكرت !

محمد : بالطبع وهذه الأقسام سوف نتعرف عليها حسب النظام الذى نريد أن تتميز به شركتنا تباعاً

صالح : كنت قد ذكرت لى قبل أن تتكلم عن الهيكل الوظيفى عن أننا نريد شراء سيارات لنقل الموظفين , تُرى ماهو عدد وبكم سنشترى هذه السيارات