محمد : وإليكم مثال آخر من خلال الرسم التوضيحى التالى لأصل ( ماكينة تصوير مثلاً ) من البدايه …
سالم : وكيف يتم معرفة قيمة الأصل عندئذٍ ؟
محمد : بعد تحديد مجمع الإهلاك للأصل يُستبعد من قيمة الأصل الذى تم الشراء به والفرق عندئذٍ يصبح قيمة الأصل الدفتريه وهذا ما حدث تبعاً للهيكل المرسوم السابق
صالح : ما الفرق بين إهلاك الأصل و مجمع إهلاك الأصل
محمد : إهلاك الأصل هو نصيب العام المستنفذ أو المستهلك أو المنصرف من قيمة الأصل بينما مجمع الإهلاك هو مجموع إهلاك الأعوام السابقه + إهلاك العام الحالى
صالح : معنى ذلك أن مجمع الإهلاك فى العام الرابع مثلاً هو = إهلاك العام الأول + إهلاك العام الثانى + إهلاك العام الثالث + إهلاك العام الرابع
محمد : نعم … أو هو إهلاك العام × رقم العام الخاص بالإهلاك وهو هنا 4
صالح : إضرب مثال غير الذى فى الهيكل المرسوم
محمد : فلنفرض أن لديك سياره ملاكى قيمة شراؤها 50000 نقدا وأن هذه السياره تستهلك على 5 ( خمسة ) أعوام
صالح : إذاً إهلاك العام الواحد = 50000 ÷ 5 = 10000
محمد : قيد الشراء 50000 من حـ/ الأصول ( السياره )
50000 إلى حـ/ النقديه
قيد الإهلاك بعد العام الأول :
10000 من حـ/ الإهلاك
10000 إلى حـ/ مجمع إهلاك الأصل
قيد الإهلاك بعد العام الثانى : 10000 من حـ/ الإهلاك
10000 إلى حـ/ مجمع إهلاك الأصل
قيد الإهلاك بعد العام الثالث : 10000 من حـ/ الإهلاك
10000 إلى حـ/ مجمع إهلاك الأصل
1أما عن مجمع إهلاك العام الأول = قيمة إهلاك العام × رقم العام
أى = 10000 × 1 = 10000
2 والمجمع فى العام الثانى = 10000 × 2 = 20000
3 والمجمع فى العام الثالث = 10000 × 3 = 30000
4 وكـــذلك فى العام الرابع = 10000 × 4 = 40000
5 و فـــــى العام الخامــس = 10000 × 5 = 50000
ü أما عن القيمه الدفتريه للأصل فهى = القيمه الدفتريه لثمن الأصل – مجمع الإهلاك للأصل
ü أى فى العام الأول = 50000 – 10000 = 40000
ü وفى العام الثانى = 50000 – 20000 = 30000
ü وفى العام الثالث = 50000 – 30000 = 20000
ü وهكذا يظهر رصيد السياره فى الميزانيه فى العام الثالث مثلاً فى جانب الأصول كالتالى :ـ ^
5000 السيارات
( - )
3000 مجمع إهلاك السيارات
2000 قيمة الأصول ( الدفتريه )
صالح : هل من الممكن إستخدام المعادله التاليه بشكل مباشر !!!****?
القيمه الدفتريه للأصل فى العام = القيمه الدفتريه لشراء الأصل – ( قيمة إهلاك العام × رقم العام )
محمد : وماذا تقصد من هذه المعادله ؟
صالح : أقصــد أنه فى العام ( الثانى ) مثلا يكون = 50000 – ( 10000× 2 ) = 30000 ومنه نستخرج الخمس نتائج التاليه …
الأولى 
50000 هو قيمة شراء الأصل فى البدايه
الثانيه 10000 نصيب إهلاك العام ومنه نجرى قيد إهلاك العام
الثالثه الرقم 2 معناه أننا فى العام الثانى لشراء الأصل
الرابعه حاصل ضرب ( 10000×2) هو قيمة مجمع إهلاك الأصل للعام الثانى
الخامسه ناتج المعادله معناه أن قيمة الأصل الدفتريه الآن بعد العام الثانى هى 30000
محمد : وتلك معادلة عظيمه وشامله من الممكن أن نستخدمها و نستخرج منها ما سبق توضيحه
عامر : معنى ذلك أنكم مع نهاية كل عام مالى تقومون بعمل القيد الخاص بإهلاك كل أصل على حِده
محمد : هذا هو ميعاد إجراء القيد المحاسبى ولكن جرت العاده للمحاسبين المسئولين عن إمساك حسابات الأصول إجراء طريقه فنيه معينه وهى إجراء قيود محاسبيه مستقله تبعاً لعدد إهلاك سنوات الأصل مرة واحده ( عند شراء الأصل ) وحفظه مع الملف الخاص بمستندات كل أصل وفى نهاية كل عام يتم إستخراج القيد الجاهز المعد مسبقاً ( عند شراء الأصل ) وكذلك حصر القيود المتبقيه ومنه يتم معرفة عدد سنوات إستنفاذ الأصل وبالتالى المجمع وكذلك قيمة الأصل الدفتريه
عامر : بمعنى ؟
محمد : بمعنى كما فى المثال السابق الخاص بالسياره يتم إجراء 5 خمسة قيود منفصله مرة واحده فى 5 قيود وذلك عند شراء الأصل فى نفس وقت إجراء وإثبات قيد الشراء وبعد مرور العام الأول يتم إستخراج سند قيد يوميه من بين 5 قيود المعده ( عند شراء الأصل ) من العام السابق ليتبقى 4 قيود أخرى فى الملف ثم فى العام الثانى يتم إستخراج القيد الثانى ليتبقى 3 قيود أخرى فى الملف ثم فى العام الثالث … وهكذا
عامر : نظراً لأهمية الأصول التى نشتريها… نريد أن نعرف المزيد بكل دقه لدورة الحصول والتشغيل للأصول الثابته
محمد : توجد عدة طرق للحصول على الأصول الثابته وتوفيرها , فقد يتم الشراء من موردى هذه الأصول , أو يتم إستئجارها ( تشغيلى أو تمويلى ) من الشركات المتخصصه فى ذلك , وقد يتم تصنيعها وتكوينها داخل الشركه … وهنا لابد أن نذكر أنه لابد من تحديد سلطة المسئول عن التصريح والترخيص بالحصول على الأصول الثابته ولذلك لابد من الدراسه الدقيقه والوافيه قبل أخذ القرار , لِذا لابد بعد الدراسه وإتخاذ القرار والتصريح بشراء الأصل من عمل (( طلب شراء )) يتضمن مواصفات الأصل تتولى إدارة المشتريات عملية الشراء من خلال التفاوض والتعاقد مع المورد المناسب وإصدار (( أمر الشـــراء )) ثم بعد سداد القيمه أو جزء منها أو شراؤها بالآجل ( لايتم دفع نقديه ) وبعد إستلام الأصل يقوم المحاسب المسئول بمراجعة ومطابقة المستندات المؤيده للحصول على الأصل مثل ] أوامر الشراء – فواتير الشراء – محاضر الفحص والتسليم – أوامر التشغيل الداخلى [ ثم التسجيل**! **فى السجلات والدفاتر المختلفه
صالح : مثل ماذا ؟
محمد : إثبات الأصل فى دفتر النقديه إذا كان الشراء قد تم نقدا … أو فى اليوميه العامه إذا كان الشراء بالآجل 2- إمساك أحد موظفى الحسابات السجلات التفصيليه للأصول الثابته ( دفتر أستاذ مساعد الأصول الثابته )
سالم : وماذا يحتوى هذا الدفتر
محمد : هو عباره عن سجل تفصيلى / توجد به صفحه مستقله لكل مفرده من مفردات كل نوع من الأصول الثابته ] كل سياره من السيارات – كل آله من الآلات – كل مولد من المولدات – كل دكاك من الدكاكات [يتضمن بيانات عن الأصل مثل] إسم الأصل – نوعه – الكود الخاص به – مواصفاته – مكانه أو إسم المشروع المتواجد به الآن – مواعيد الصيانه المقرره – تاريخ حياة الأصل منذ تاريخ الشراء – التكلفه – العمر الإنتاجى المقدر ( معدل الإهلاك ) – مجمع إهلاكه السنوى – مجمع الإهلاك – الرصيد الدفترى المتبقى … إلخ 3- الترحيل فى حساب إجمالى الأصول الثابته لكل نوع من الأصول الثابته مثل حساب إجمالى السيارات – حساب إجمالى المولدات وذلك بدفتر الأستاذ العام
صالح : وما الذى يجب مراعاته عند تشغيل الأصل
محمد : حتى نستخدم الأصول بكفاءه يجب أن نحدد 1- مكان عمل الأصل 2- والمسئول عن الأصل 3- وأن يتم الإستخدام الفعلى للأصل فى العمليات المخصصه له مع مراعاة …
عامر : مراعاة ماذا ؟
محمد : مراعاة الصيانه الدوريه المحدده مسبقاً بشكل منتظم مع تدريب المسئولين عن القيام بها التدريب المناسب .. مثل آلة تصوير المستندات فيجب أن يتم تدريب القائم على عملية التصوير التدريب الكافى قبل بدء العمل على الماكينه وكذلك عمل نظام دورى للصيانه كأن يكون كل فتره محدده كل أسبوع مثلاً أو عند كل تصوير عدد محدد من الأوراق 1000 ورقه مثلاً تبعاً لعداد الماكينه وينطبق هذا المثل على الآلات الأخرى التى تستخدم مثل المولدات – الهزازات – الزُنب - … إلخ وكذلك يجب مراعاة التأمين على الأصول الثابته مع بدء إستخدامها بمبالغ تتناسب مع قيمتها ودرجة خطورتها فمثلاً قيمة وخطورة آلة ماكينة التصوير تختلف عن قيمة وخطورة السيارات ولذلك يجب مراعاة أن يتم صرف المهمات والوقود وقطع الغيار اللازمه لتشغيل وصيانة الأصول الثابته بموجب مستندات وأذون صرف معتمده من المسئول ومتابعة الرقابة على هذه المصروفات بكل دقه وعنايه … وهناك نقطه فى غاية الأهميه يجب توضيحها بعدما سبق
عامر : وما هى
محمد : يجب تسجيل وإثبات كل ما يترتب على إستخدام وتشغيل الأصل من تكاليف ومصروفات وتوزيعها على المراكز المستفيده من خدمات الأصل وذلك من أجل ضرورة مقارنة تكلفة الأصل والعائد من إستخدام هذا الأصل ومقارنة هذا الأصل بمثيله فى ظروفٍ أخرى
عامر : وماذا تقصد يا أخى من ومقارنة هذا الأصل بمثيله فى ظروفٍ أخرى
محمد : إذا إفترضنا أنه يوجد لدينا أصل هو سياره .. بعد أن نقوم بتسجيل و إحتساب كل المصروفات التى تتكلفها السياره كل فتره زمنيه محدده ولتكن شهر أو عام يجب أن نقارنها بمثيلتها ( سياره أيضاً فى حالة الإيجار ) لأننا من الممكن أن نكتشف أن عملية إستئجار الأصول قد تكون أوفر وأقل تكلفةً من شراء وإستحواذ الأصل
عامر : وماذا عن عملية الرقابه عند تخريد الأصل
محمد : يجب أن أوضح هنا أنه كثيرا ما يحدث التلاعب فى الأصول الثابته بشكل كبير فى هذه المرحله من خلال بيع الأصول المخردهبقيمه أقل من قيمتها الفعليه بكثير تحت شعار أنها أصبحت خرده بالتواطوء مع جهات أو أفراد تابعه لهم أو إستخدام الأصل المخرد بعد تجديده على أنه أصل جديد لِذا لابد من الفصل بين من يقومون بإتخاذ قرار تخريد الأصل وتنفيذ إجراء التخريد ولكى يتم ذلك بشكل أدق يجب أن تكون سلطة متخذ قرار التخريد كبيره وتابعه للإداره العُليا بالإضافه إلى تشكيل لجنه لزوم تنفيذ إجراءات التخريد يمثلها معظم الإدارات من مهندسين وفنيين والمدير المالى و … إلخ لتنفيذ إجراءات التنفيذ حيثيتم إعداد " أوامر تخريد " واعتمادها من المسئول وكذلك يفضل الإعلان عن مزاد لبيع هذه الأصول بالإضافه أيضاً إلى ضرورة أن يقوم الفنيون بفحص الأصول المراد تخريدها وبيعها للتحقق من أنها مطابقه للأصول الوارده فى تصريح التخريد قبل تسليمها للمشترين بموجب محاضر فحص وتسليم ثم يتم تحرير عقود وفواتير بيع مع المشترين وإعداد إيصالات بالمبالغ المحصله من البيع , أما دور قسم الحسابات فيتم إخطاره بتصريح التخريد و المستندات المؤيده مثل (( أوامر التخريد )) و (( محاضر الفحص و التسليم وعقود البيع للمشترين … )) حيث يقومون بمراجعة هذه المستندات والقيد فى السجلات المحاسبيه كالآتى :ـ
1- تسجيل ثمن البيع النقدى للأصل فى دفتر النقديه
2- إقفال مجمع إهلاك الأصل فى حــ/ الأصل المباع
3- تحديد الفرق بين ثمن البيع وصافى التكلفه الدفتريه للأصل المباع ومعالجته بإعتباره ربحاً أو خساره رأسماليه
4- الترحيل إلى كل من اليوميه العامه وأستاذ مساعد الأصول الثابته و الأستاذ العام
سالم : لقد قلت لى منذ قليل … أننا من الممكن أن نكتشف أن عملية إستئجار الأصول قد تكون أوفر وأقل تكلفةً من شراء وإستحواذ الأصل , فماذا كنت تقصد
إن شاء الله … نلتقى فى المشاركه القادمه رقم ( 36 ) إن كان فى العمر بقيه
سبحانك إنى ظلمت نفسى فاغفر لى فإنه لا يغفر الذنوب إلا أنت