ما هي المدة الزمنية التفصيلية التي يجب على كل كيان مسؤول عن تقديم التقرير الاحتفاظ بالسجلات الفعلية المتعلقة بالتقرير، وما هي الصيغة التي يجب أن تكون عليها هذه السجلات، وهل يجوز الاحتفاظ بهذه السجلات إلكترونياً، وما هي الشروط التفصيلية الكاملة المتعلقة بالاحتفاظ الإلكتروني، مع تقديم أمثلة متنوعة على السجلات الواجب حفظها، وتوضيح الأساس القانوني، وبيان أهمية هذا الالتزام، وماذا يحدث في حالة عدم الالتزام؟
المدة الزمنية: يجب على كل كيان مسؤول عن تقديم التقرير الاحتفاظ بسجلات فعلية لمدة خمس (5) سنوات تلي تاريخ تقديم تقريره إلى السلطة المختصة. الصيغة: * يمكن للكيان المسؤول عن تقديم التقرير أن يحتفظ بتلك السجلات إلكترونياً، بشرط أن تكون تلك السجلات معدة بصيغة مقروءة إلكترونياً وفقاً للقوانين واللوائح المعمول بها في الدولة المنظمة للاحتفاظ بالسجلات الإلكترونية. * يجب أن تكون السجلات واضحة ومنظمة وسهلة الوصول إليها عند الطلب. * يجب أن تكون السجلات متاحة للفحص من قبل السلطة المختصة في أي وقت. شروط الاحتفاظ الإلكتروني: 1. صيغة مقروءة إلكترونياً: * يجب أن تكون السجلات في صيغة يمكن قراءتها وفهمها بسهولة باستخدام برامج الحاسوب الشائعة (مثل PDF, Excel, Word). * يجب ألا تكون السجلات مشفرة أو محمية بكلمة مرور تمنع السلطة المختصة من الوصول إليها. 2. القوانين واللوائح: * يجب أن يتم الاحتفاظ بالسجلات الإلكترونية وفقاً للقوانين واللوائح المعمول بها في الدولة (مثل قوانين المعاملات الإلكترونية وحماية البيانات). * قد تتضمن هذه القوانين واللوائح متطلبات خاصة بأمن السجلات، وسلامتها، وإمكانية استرجاعها. 3. الأمن: * يجب اتخاذ إجراءات أمنية مناسبة لحماية السجلات الإلكترونية من التلف أو الفقدان أو الوصول غير المصرح به أو التعديل. * قد تشمل هذه الإجراءات: * استخدام كلمات مرور قوية وتغييرها بشكل دوري. * تشفير البيانات الحساسة. * تقييد الوصول إلى السجلات على الأشخاص المصرح لهم فقط. * استخدام برامج مكافحة الفيروسات والبرامج الضارة. * النسخ الاحتياطي: * يجب عمل نسخ احتياطية من السجلات الإلكترونية بشكل منتظم وفي مكان آمن. * يجب أن تكون النسخ الاحتياطية قابلة للاسترجاع في حالة فقدان أو تلف السجلات الأصلية. * يجب اختبار عملية الاسترجاع بشكل دوري للتأكد من فعاليتها. 4. إمكانية الاسترجاع: * يجب أن يكون من الممكن استرجاع السجلات الإلكترونية بسهولة وسرعة عند الطلب. * يجب أن يكون لدى الكيان نظام فعال لإدارة السجلات الإلكترونية، يتضمن فهرسة السجلات وتصنيفها وتحديد مواقعها بسهولة. أمثلة على السجلات الواجب حفظها: * نسخ من التقارير المقدمة إلى السلطة المختصة. * المستندات والوثائق التي تدعم المعلومات الواردة في التقارير (مثل البيانات المالية، والعقود، والفواتير). * سجلات المعاملات بين الشركات التابعة للمجموعة. * سجلات التسعير التحويلي (مثل الملف الرئيسي والملف المحلي). * أي سجلات أخرى ذات صلة بتقييم المخاطر الضريبية. الأساس القانوني: المادة (7) من قرار مجلس الوزراء رقم (44) لسنة 2020. أهمية الاحتفاظ بالسجلات: * التحقق من صحة المعلومات المقدمة في التقارير. * تسهيل عملية التدقيق الضريبي. * إثبات الامتثال لالتزامات الإبلاغ. * تجنب الغرامات والعقوبات. ماذا يحدث في حالة عدم الالتزام: * قد يتعرض الكيان المسؤول عن تقديم التقرير لغرامات إدارية. * قد تعتبر السلطة المختصة أن الكيان لم يمتثل لالتزاماته، وقد تتخذ إجراءات أخرى (مثل إجراء تدقيق ضريبي شامل).
الإشارة المرجعية للمواد القانونية: CD_44_2020_007
تاريخ آخر تحديث لمصادر البيانات: هذه المشاركة تمت بالاستعانة ببيانات التشريعات الضريبية المحدثة كما في تاريخ 31/12/2024
▬▬▬▬ஜ۩۞۩ஜ▬▬▬▬
فريق الاستشارات الضريبية و تدقيق الحسابات و المحاسبة
مكتب عبدالحميد و شركاه محاسبون قانونيون و مدققو حسابات
دولة الإمارات العربية المتحدة - الشارقة
مكتب تدقيق حسابات مرخص و وكالة ضريبية معتمدة من الهيئة الاتحادية للضرائب بدولة الإمارات العربية المتحدة
| الموبايل/واتساب: 0507948028-00971
| الهاتف الارضي: 065610040-00971
| رابط واتساب: https://wa.me/qr/C3T65A56FBWWD1
| الموقع الالكتروني: https://abdelhamidcpa.com
| بريد الكتروني: info@abdelhamidcpa.com
▬▬▬▬ஜ۩۞۩ஜ▬▬▬▬