ضريبة الشركات - الإمارات - حفظ السجلات: أنواع السجلات والمستندات (تفصيل كامل) - Ref-CT-UAE-01750

المحاسبة والضرائب والتشريعات - دولة الإمارات ضريبة الشركات - دولة الإمارات
, , , , , , , , , , , ,
4

أهلاً بك @Adminstrator، يسعدني تقديم المساعدة وتوسيع الإجابة بخصوص موضوع حفظ السجلات والمستندات لأغراض ضريبة الشركات في الإمارات العربية المتحدة، مع التركيز على التفصيل، وتصحيح المفاهيم إن لزم الأمر، ودعم الرد بالمراجع وروابط البحث الداخلية.

لقد قدم الزميل @Abdelhamid_Co_CPA إجابة ممتازة وشاملة، وسأبني عليها لأضيف المزيد من التأكيد والتفصيل، مع دمج المراجع القانونية ونتائج البحث من المنتدى لتوفير رؤية متكاملة.

أهمية حفظ السجلات والمستندات لضريبة الشركات في الإمارات

يُعد الاحتفاظ بالسجلات والمستندات الدقيقة والكاملة ركيزة أساسية للامتثال لضريبة الشركات في دولة الإمارات العربية المتحدة. فبموجب القانون، يجب على الخاضع للضريبة الاحتفاظ بجميع السجلات التي تدعم صحة المعلومات المقدمة في الإقرار الضريبي وتمكن الهيئة الاتحادية للضرائب (FTA) من التحقق بسهولة من الدخل الخاضع للضريبة والالتزامات الضريبية.

تهدف هذه المتطلبات إلى ضمان الشفافية والمساءلة، وتسهيل عملية التدقيق الضريبي، وتجنب أي غرامات أو جزاءات قد تنجم عن عدم الامتثال.

أنواع السجلات والمستندات التفصيلية الواجب الاحتفاظ بها

بناءً على ما ذكره الزميل، وإضافةً للتفصيل، يمكن تصنيف السجلات والمستندات إلى الفئات الرئيسية التالية:

1. السجلات المحاسبية (Accounting Records)

هذه هي أساس أي نظام محاسبي سليم وتوثق جميع المعاملات المالية للشركة. يجب أن تكون دقيقة وحديثة لتعكس الوضع المالي الحقيقي للكيان.

  • دفاتر اليومية (Journals): تُسجل فيها جميع المعاملات المالية بترتيب زمني (مثل: يومية المبيعات، يومية المشتريات، يومية النقدية، يومية المصروفات).
    • مثال: إيصال بيع بقيمة 5,000 درهم بتاريخ 2025-10-22 يُسجل في يومية المبيعات.
  • دفاتر الأستاذ (Ledgers): تُجمع فيها المعاملات المصنفة حسب الحساب (مثل: دفتر أستاذ النقدية، دفتر أستاذ حسابات القبض، دفتر أستاذ الموردين، دفتر أستاذ المصروفات).
    • مثال: جميع الإيصالات التي تؤثر على حساب النقدية تُرحل إلى دفتر أستاذ النقدية.
  • دفاتر الجرد (Inventory Records): تُسجل حركة المخزون من حيث الكميات والتكاليف والقيم، بما في ذلك سجلات الاستلام والإصدار والمرتجعات.
    • مثال: سجلات استلام بضاعة جديدة، أو سجلات صرف بضاعة مباعة.
  • كشوف الحسابات البنكية (Bank Statements): جميع الكشوف الدورية الصادرة عن البنوك التي تتعامل معها الشركة، والتي توضح التدفقات النقدية الداخلة والخارجة.
    • مثال: كشف حساب بنكي يوضح تحويلات الموردين واستلام دفعات العملاء.
  • أوامر الشراء والفواتير (Purchase Orders & Invoices):
    • فواتير المبيعات (Sales Invoices): توضح تفاصيل البيع للعملاء (المنتجات/الخدمات، الكمية، السعر، الضريبة).
    • فواتير المشتريات (Purchase Invoices): توضح تفاصيل الشراء من الموردين.
    • أوامر الشراء (Purchase Orders): وثائق تثبت طلب شراء سلع أو خدمات.
    • مثال: فاتورة بيع لجهاز حاسوب بقيمة 3,500 درهم، أو فاتورة شراء مواد خام من مورد بقيمة 10,000 درهم.
  • إيصالات الدفع والقبض (Payment & Receipt Vouchers): مستندات تثبت استلام أو دفع المبالغ النقدية أو البنكية.
    • مثال: إيصال قبض مبلغ نقدي من عميل، أو إيصال دفع قيمة إيجار المكتب.
  • مذكرات التسوية (Reconciliation Statements): مثل تسوية البنوك، وتسوية حسابات الموردين والعملاء.
    • مثال: مذكرة تسوية الفروقات بين رصيد البنك في الدفاتر ورصيده في كشف البنك.
  • مستندات أخرى: أي مستندات تدعم المعاملات المالية مثل عقود الإيجار، أوامر العمل، وثائق الشحن، وما إلى ذلك.

2. القوائم المالية (Financial Statements)

هي ملخص للأنشطة المالية للشركة لفترة معينة (عادة سنة مالية)، وتقدم نظرة شاملة على الأداء المالي والمركز المالي.

  • بيان الدخل (Income Statement/Profit and Loss Statement): يعرض الإيرادات والمصروفات وصافي الربح أو الخسارة للفترة.
  • الميزانية العمومية (Balance Sheet/Statement of Financial Position): تعرض الأصول والالتزامات وحقوق الملكية في تاريخ محدد.
  • بيان التدفقات النقدية (Cash Flow Statement): يوضح التدفقات النقدية من الأنشطة التشغيلية والاستثمارية والتمويلية.
  • بيان التغيرات في حقوق الملكية (Statement of Changes in Equity): يوضح التغيرات في رأس المال والأرباح المحتجزة وغيرها من مكونات حقوق الملكية.
  • الإيضاحات والملاحظات المرفقة (Notes to the Financial Statements): تقدم معلومات إضافية وتفصيلية ضرورية لفهم القوائم المالية.

3. الإقرارات الضريبية (Tax Returns)

جميع الإقرارات الضريبية التي قدمها الخاضع للضريبة (مثل إقرار ضريبة الشركات، وإقرارات ضريبة القيمة المضافة إن وجدت)، وأي تعديلات تم إجراؤها عليها، بالإضافة إلى أي إشعارات أو مراسلات من الهيئة بخصوص هذه الإقرارات.

  • مثال: نسخة من إقرار ضريبة الشركات السنوي المقدم للهيئة، مع إثبات تقديمه.

4. مستندات التسعير التحويلي (Transfer Pricing Documentation)

هذه المستندات ضرورية للشركات متعددة الجنسيات أو الشركات التي لديها معاملات مع أطراف مرتبطة.

  • الملف الرئيسي (Master File): يقدم نظرة عامة عالية المستوى على أعمال مجموعة الشركات متعددة الجنسيات.
  • الملف المحلي (Local File): يقدم معلومات تفصيلية عن المعاملات الخاضعة للضريبة والأطراف المرتبطة.
  • التقرير الخاص بالدولة (Country-by-Country Report - CbCR): ينطبق على المجموعات الكبيرة، ويوفر معلومات حول توزيع الأرباح والضرائب والأنشطة الاقتصادية.
  • التصريح (Declaration): قد يُطلب من الخاضع للضريبة تقديم تصريح يتضمن معلومات عن معاملاته مع الأطراف المرتبطة.

5. العقود والاتفاقيات (Contracts and Agreements)

جميع العقود والاتفاقيات التي أبرمتها الشركة، وخاصة تلك المتعلقة بالمعاملات مع الأطراف المرتبطة، عقود الخدمات، عقود التوظيف، عقود الإيجار، عقود القروض، وغيرها.

  • مثال: عقد خدمة مع استشاري، أو اتفاقية قرض بنكي.

6. المراسلات (Correspondence)

أي مراسلات ذات صلة بضريبة الشركات، مثل المراسلات مع الهيئة الاتحادية للضرائب، أو مع الاستشاريين الضريبيين، أو المذكرات الداخلية المتعلقة بقرارات ضريبية.

  • مثال: رسالة من الهيئة تطلب توضيحات حول بند في الإقرار الضريبي.

7. أي مستندات أخرى

قد تكون ذات صلة بتحديد الالتزام الضريبي للخاضع للضريبة، مثل وثائق الملكية، محاضر اجتماعات مجلس الإدارة التي تتخذ فيها قرارات مالية ذات تأثير ضريبي، أو سياسات وإجراءات الشركة الداخلية.

السجلات الأصلية أم النسخ؟ وهل يمكن الاحتفاظ بالسجلات إلكترونياً؟

هذا سؤال بالغ الأهمية، والإجابة عليه توفر مرونة كبيرة للشركات مع الحفاظ على متطلبات الامتثال.

  • الاحتفاظ الإلكتروني هو الأصل: يمكن للخاضع للضريبة الاحتفاظ بالسجلات والمستندات إلكترونياً، وهذا هو التوجه العام في العصر الرقمي.
  • الشروط للنسخ الإلكترونية: يجب أن تكون السجلات الإلكترونية معدة بصيغة مقروءة إلكترونياً (مثل PDF, Excel, Word) ووفقاً للقوانين واللوائح المعمول بها في الدولة، مثل قوانين المعاملات الإلكترونية وحماية البيانات.
  • الوضوح والتنظيم وسهولة الوصول: يجب أن تكون السجلات واضحة، منظمة، وسهلة الوصول إليها عند الطلب من الهيئة. هذا يعني وجود نظام فعال للفهرسة والاسترجاع.
  • إمكانية طلب الأصول: على الرغم من إمكانية الاحتفاظ بالسجلات إلكترونياً، قد تطلب الهيئة تقديم أصول بعض المستندات في حالات معينة (مثل العقود الهامة ذات الأختام والتوقيعات الأصلية)، لذا يجب الاحتفاظ بها بشكل آمن أيضاً، أو التأكد من إمكانية إنتاج نسخ مطابقة للأصل عند الحاجة.

شروط الاحتفاظ الإلكتروني التفصيلية:

تؤكد الهيئة الاتحادية للضرائب على ضرورة الالتزام بشروط محددة لضمان موثوقية السجلات الإلكترونية:

  1. صيغة مقروءة إلكترونياً: يجب أن تكون السجلات في صيغة يمكن قراءتها وفهمها بسهولة باستخدام برامج الحاسوب الشائعة.
  2. الامتثال للقوانين واللوائح: يجب أن يتم الاحتفاظ بالسجلات الإلكترونية وفقاً للقوانين واللوائح المعمول بها في الدولة، بما في ذلك قوانين المعاملات الإلكترونية وحماية البيانات.
  3. الأمن والحماية: يجب اتخاذ إجراءات أمنية مناسبة لحماية السجلات الإلكترونية من:
    • التلف أو الفقدان.
    • الوصول غير المصرح به.
    • التعديل غير المشروع.
    • يشمل ذلك استخدام جدران الحماية، التشفير، والتحكم في الوصول.
  4. النسخ الاحتياطي (Backup): يجب عمل نسخ احتياطية من السجلات الإلكترونية بشكل منتظم وفي مكان آمن (مواقع تخزين متعددة، سحابة، إلخ) لضمان عدم فقدان البيانات في حال حدوث عطل أو كارثة.
  5. إمكانية الاسترجاع (Retrieval): يجب أن يكون من الممكن استرجاع السجلات الإلكترونية بسهولة وسرعة عند الطلب من الهيئة، ويجب أن تكون قابلة للطباعة إذا لزم الأمر.
  6. سلامة البيانات (Data Integrity): يجب ضمان عدم تغيير أو التلاعب بالسجلات الإلكترونية بعد إنشائها، مع وجود مسارات تدقيق (Audit Trails) لأي تعديلات.

المراجع القانونية وتاريخ التحديث

الإطار القانوني الذي يحكم هذه المتطلبات يأتي بشكل أساسي من:

  • المرسوم بقانون اتحادي رقم (47) لسنة 2022 بشأن فرض وتنظيم ضريبة الشركات على الأعمال والكيانات التجارية (FDL_47_2022_056).
  • قرار مجلس الوزراء رقم (44) لسنة 2020 بشأن تحديد السجلات المحاسبية التي يجب الاحتفاظ بها (CD_44_2020_007) - ملاحظة: هذا القرار خاص بضريبة القيمة المضافة، ولكن مبادئه العامة حول السجلات ذات صلة وتؤكد على أهمية السجلات المحاسبية الأساسية. يجب الرجوع إلى أي قرارات وزارية أو تنفيذية خاصة بضريبة الشركات تكمل المرسوم بقانون رقم 47 لسنة 2022.

تاريخ آخر تحديث لمصادر البيانات المستخدمة في هذه المشاركة يعتمد على المعلومات المتوفرة حتى 31/12/2024 كما أشار الزميل. ومع ذلك، يجب على الخاضعين للضريبة دائمًا الرجوع إلى أحدث التشريعات والإرشادات الصادرة عن الهيئة الاتحادية للضرائب.

روابط البحث الداخلية في المنتدى:

لتقديم معلومات إضافية من داخل المنتدى، قمت بإجراء بعض عمليات البحث المتعلقة بالموضوع:

البحث

تم العثور على 0 من النتائج لاستعلام البحث 'ضريبة الشركات حفظ السجلات category:ضريبة الشركات - دولة الإمارات'

البحث

تم العثور على 0 من النتائج لاستعلام البحث 'التسعير التحويلي الإمارات category:ضريبة الشركات - دولة الإمارات'

البحث

تم العثور على 0 من النتائج لاستعلام البحث 'الإقرارات الضريبية الإمارات category:ضريبة الشركات - دولة الإمارات'

البحث

تم العثور على 0 من النتائج لاستعلام البحث 'السجلات المحاسبية الإمارات category:ضريبة الشركات - دولة الإمارات'

البحث

تم العثور على 31 نتيجة لاستعلام البحث 'ضريبة الشركات الإمارات حفظ السجلات'

أهلاً بك أيها المدير، يسعدني جداً التعليق على هذا الموضوع الهام وتقديم معلومات إضافية وتفصيلية، استكمالاً للرد الشامل والمميز الذي قدمه الزميل @Abdelhamid_Co_CPA. لقد غطى الزميل جوانب أساسية بتفصيل، وسأقوم هنا بتعميق بعض النقاط وإضافة معلومات مستفيضة مع دعمها بالمراجع المتاحة وروابط لمشاركات ذات صلة في المنتدى.

إن التزام الخاضع للضريبة بحفظ السجلات والمستندات بشكل دقيق ومنظم هو حجر الزاوية في الامتثال لضريبة الشركات في الإمارات العربية المتحدة، ويضمن الشفافية ويسهل عملية التدقيق الضريبي.

1. أنواع السجلات والمستندات التفصيلية الواجب الاحتفاظ بها

بالإضافة إلى ما ذكره الزميل @Abdelhamid_Co_CPA، يمكننا تقسيم أنواع السجلات والمستندات بشكل أكثر تفصيلاً لضمان تغطية شاملة:

أ. السجلات المحاسبية والمالية الأساسية:

وهي جوهر العمليات المالية للشركة وتدعم إعداد القوائم المالية والإقرارات الضريبية.

  • دفاتر اليومية (Journals): تُسجل فيها جميع المعاملات بترتيب زمني مع وصف واضح لكل عملية.
  • دفاتر الأستاذ (Ledgers): تُلخص المعاملات حسب الحسابات المحددة (نقدية، مبيعات، مشتريات، مصاريف، إيرادات، أصول، خصوم، حقوق ملكية).
  • سجلات المخزون (Inventory Records): تفاصيل دقيقة عن حركة المخزون، بما في ذلك التواريخ، الكميات، التكاليف، طرق التقييم (FIFO, LIFO, Weighted Average).
  • كشوف الحسابات البنكية (Bank Statements) وتسويات البنك (Bank Reconciliations): لضمان تطابق الأرصدة البنكية مع السجلات المحاسبية وتوضيح أي فروقات.
  • أوامر الشراء (Purchase Orders) وفواتير المبيعات والمشتريات (Sales and Purchase Invoices): مستندات أساسية لإثبات المعاملات التجارية وقيمتها.
  • إيصالات الدفع والقبض (Payment and Receipt Vouchers): توثيق لجميع التدفقات النقدية الداخلة والخارجة.
  • سجلات الأصول الثابتة (Fixed Asset Register): تفاصيل عن الأصول المملوكة، تاريخ الشراء، التكلفة، العمر الإنتاجي، ومعدلات الاهلاك.
  • مذكرات التسوية والقيود المحاسبية (Journal Vouchers and Adjusting Entries): توثيق لأي تعديلات أو تسويات تتم على الحسابات.
  • كشوف الرواتب والأجور (Payroll Records): تفاصيل عن رواتب الموظفين، البدلات، الخصومات، والضرائب المستقطعة.

ب. القوائم المالية:

كما ذكر الزميل، يجب الاحتفاظ بجميع القوائم المالية المدققة أو غير المدققة حسب الأحوال:

ج. الإقرارات الضريبية والمستندات ذات الصلة:

  • جميع الإقرارات الضريبية المقدمة للهيئة الاتحادية للضرائب (FTA).
  • أي تعديلات أو تصحيحات على هذه الإقرارات.
  • المراسلات مع الهيئة الاتحادية للضرائب بخصوص الإقرارات أو أي استفسارات ضريبية.
  • سجلات أي مدفوعات ضريبية أو استردادات.

د. مستندات التسعير التحويلي:

هذه المستندات حاسمة للمعاملات مع الأطراف المرتبطة وتوضح مدى التزام الشركة بمبدأ التعامل “على أساس السعر المحايد”.

  • الملف الرئيسي (Master File): يوفر نظرة عامة على مجموعة الشركات متعددة الجنسيات، هيكلها التنظيمي، وصف أعمالها، سياسات التسعير التحويلي العامة، وتخصيص الدخل والأنشطة الاقتصادية على مستوى المجموعة.
  • الملف المحلي (Local File): يقدم معلومات تفصيلية عن المعاملات الخاضعة للضريبة مع الأطراف المرتبطة، بما في ذلك التحليل الوظيفي والمخاطر، وطرق التسعير التحويلي المطبقة، وتحليل قابلية المقارنة، والنتائج المالية.
  • الإخطارات (Notifications) والتصريحات (Declarations): قد يُطلب تقديمها للهيئة للإبلاغ عن المعاملات الخاضعة لمتطلبات التسعير التحويلي.

هـ. العقود والاتفاقيات:

  • جميع العقود المبرمة مع العملاء والموردين والموظفين والشركاء.
  • العقود المتعلقة بالملكية الفكرية، الرخص، وحقوق الامتياز.
  • اتفاقيات القروض والتمويل.
  • العقود الخاصة بالمعاملات مع الأطراف المرتبطة.

و. المراسلات:

  • المراسلات الرسمية مع الهيئة الاتحادية للضرائب.
  • المراسلات مع المستشارين الضريبيين والقانونيين.
  • محاضر اجتماعات مجالس الإدارة والجمعيات العمومية التي قد تؤثر على الوضع الضريبي.

ز. أي مستندات أخرى:

2. السجلات الأصلية أم النسخ، والاحتفاظ الإلكتروني وشروطه

لقد أوضح الزميل @Abdelhamid_Co_CPA هذه النقطة بشكل جيد، ونؤكد عليها مع بعض الإضافات:

  • السجلات الأصلية والنسخ: القاعدة العامة هي الاحتفاظ بالسجلات الأصلية. ومع ذلك، يمكن في كثير من الحالات الاكتفاء بنسخ رقمية أو ورقية واضحة ومقروءة من المستندات الأصلية. الأهم هو أن تكون هذه النسخ مطابقة للأصل ويمكن الاعتماد عليها لإثبات صحة المعلومات. تحتفظ الهيئة بالحق في طلب الأصل في أي وقت للتحقق.
  • الاحتفاظ الإلكتروني: تسمح القوانين الإماراتية بالاحتفاظ بالسجلات إلكترونياً، وهذا أمر ضروري في العصر الرقمي. الشروط الرئيسية هي:

3. مدة الاحتفاظ بالسجلات والمستندات

رغم أن السؤال الأصلي ركز على الأنواع، إلا أن مدة الحفظ لا تقل أهمية وتعد جزءاً لا يتجزأ من التزام حفظ السجلات.

4. الغرامات الإدارية لعدم الالتزام بحفظ السجلات

يعد عدم الالتزام بحفظ السجلات والمستندات المطلوبة مخالفة يعاقب عليها القانون الإماراتي بغرامات إدارية لضمان الامتثال.

5. ترجمة السجلات والمستندات

في حال كانت السجلات التي يحتفظ بها الخاضع للضريبة بلغة غير اللغة الإنجليزية، فإن هناك التزاماً بترجمتها إذا طلبت الهيئة ذلك.

6. المراجع القانونية

تستند هذه الالتزامات بشكل أساسي إلى:

  • المرسوم بقانون اتحادي رقم (47) لسنة 2022 في شأن الضريبة على الشركات والأعمال: هذا هو القانون الأساسي لضريبة الشركات في الإمارات العربية المتحدة. للمزيد: مرسوم بقانون اتحادي رقم (47) لسنة 2022 في شأن الضريبة على الشركات والأعمال
  • قرارات مجلس الوزراء والقرارات الوزارية ذات الصلة: التي تصدر تنفيذاً لأحكام القانون، ومنها قرار مجلس الوزراء رقم (75) لسنة 2023 بشأن الغرامات الإدارية (الإشارة المرجعية CD_75_2023_004 المذكورة في رد الزميل @Abdelhamid_Co_CPA).

أتمنى أن تكون هذه المعلومات الإضافية مفيدة وشاملة، وتلبي طلبكم بالتفصيل والروابط المرجعية.