ما هي أنواع السجلات والمستندات التفصيلية التي يجب على الخاضع للضريبة الاحتفاظ بها لأغراض ضريبة الشركات، مع تقديم أمثلة متنوعة لكل نوع، وتوضيح ما إذا كان يجب الاحتفاظ بالسجلات الأصلية أم يمكن الاكتفاء بنسخ منها، وهل يمكن الاحتفاظ بالسجلات إلكترونياً، وما هي الشروط؟
يجب على الخاضع للضريبة الاحتفاظ بجميع السجلات والمستندات التي تدعم صحة المعلومات المقدمة في الإقرار الضريبي أو في أي مستند آخر يتم تقديمه إلى الهيئة، والتي تمكن الهيئة من التحقق بسهولة من الدخل الخاضع للضريبة. أنواع السجلات والمستندات (على سبيل المثال لا الحصر): 1. السجلات المحاسبية: * دفاتر اليومية (Journals): تسجل جميع المعاملات المالية للشركة بشكل يومي وبتسلسل زمني. * دفاتر الأستاذ (Ledgers): تسجل المعاملات المالية مصنفة حسب الحساب (مثل حساب النقدية، حساب المبيعات، حساب المصروفات). * دفاتر الجرد (Inventory Records): تسجل حركة المخزون (الكميات، التكاليف، القيم). * كشوف الحسابات البنكية (Bank Statements): تسجل جميع المعاملات التي تمت على الحسابات البنكية للشركة. * أوامر الشراء والفواتير: مستندات تثبت عمليات الشراء والبيع. * إيصالات الدفع والقبض: مستندات تثبت عمليات الدفع والتحصيل. * مذكرات التسوية: مستندات توضح التسويات التي تتم على الحسابات. * أي مستندات أخرى تثبت المعاملات المالية للشركة. 2. القوائم المالية: * بيان الدخل (Income Statement/Profit and Loss Statement): يوضح إيرادات ومصروفات وصافي الربح أو الخسارة عن فترة معينة. * الميزانية العمومية (Balance Sheet/Statement of Financial Position): توضح أصول والتزامات وحقوق ملكية الشركة في تاريخ معين. * بيان التدفقات النقدية (Cash Flow Statement): يوضح التدفقات النقدية الداخلة والخارجة للشركة خلال فترة معينة. * بيان التغيرات في حقوق الملكية (Statement of Changes in Equity): يوضح التغيرات في حقوق ملكية الشركة خلال فترة معينة. * الإيضاحات والملاحظات المرفقة بالقوائم المالية: تقدم معلومات إضافية وتفصيلية حول البنود الواردة في القوائم المالية. 3. الإقرارات الضريبية: * جميع الإقرارات الضريبية التي قدمها الخاضع للضريبة. * أي تعديلات تم إجراؤها على الإقرارات الضريبية. 4. مستندات التسعير التحويلي: * الملف الرئيسي (Master File): يقدم نظرة عامة على أعمال مجموعة الشركات متعددة الجنسيات. * الملف المحلي (Local File): يقدم معلومات تفصيلية عن المعاملات بين الخاضع للضريبة والأطراف المرتبطة. * التصريح: قد يُطلب من الخاضع للضريبة تقديم تصريح يتضمن معلومات عن معاملاته مع الأطراف المرتبطة. 5. العقود والاتفاقيات: * جميع العقود والاتفاقيات التي أبرمها الخاضع للضريبة، وخاصة تلك المتعلقة بالمعاملات مع الأطراف المرتبطة. 6. المراسلات: * أي مراسلات ذات صلة بضريبة الشركات، مثل المراسلات مع الهيئة الاتحادية للضرائب. 7. أي مستندات أخرى قد تكون ذات صلة بتحديد الالتزام الضريبي للخاضع للضريبة. السجلات الأصلية أم النسخ: * يمكن الاحتفاظ بالسجلات إلكترونياً، بشرط أن تكون معدة بصيغة مقروءة إلكترونياً ووفقاً للقوانين واللوائح المعمول بها في الدولة. * يجب أن تكون السجلات واضحة ومنظمة وسهلة الوصول إليها عند الطلب. * قد تطلب الهيئة تقديم أصول بعض المستندات في حالات معينة. شروط الاحتفاظ الإلكتروني: * صيغة مقروءة إلكترونياً: يجب أن تكون السجلات في صيغة يمكن قراءتها وفهمها بسهولة باستخدام برامج الحاسوب الشائعة (مثل PDF, Excel, Word). * القوانين واللوائح: يجب أن يتم الاحتفاظ بالسجلات الإلكترونية وفقاً للقوانين واللوائح المعمول بها في الدولة (مثل قوانين المعاملات الإلكترونية وحماية البيانات). * الأمن: يجب اتخاذ إجراءات أمنية مناسبة لحماية السجلات الإلكترونية من التلف أو الفقدان أو الوصول غير المصرح به أو التعديل. * النسخ الاحتياطي: يجب عمل نسخ احتياطية من السجلات الإلكترونية بشكل منتظم وفي مكان آمن. * إمكانية الاسترجاع: يجب أن يكون من الممكن استرجاع السجلات الإلكترونية بسهولة وسرعة عند الطلب.
الإشارة المرجعية للمواد القانونية: FDL_47_2022_056, CD_44_2020_007
تاريخ آخر تحديث لمصادر البيانات: هذه المشاركة تمت بالاستعانة ببيانات التشريعات الضريبية المحدثة كما في تاريخ 31/12/2024
▬▬▬▬ஜ۩۞۩ஜ▬▬▬▬
فريق الاستشارات الضريبية و تدقيق الحسابات و المحاسبة
مكتب عبدالحميد و شركاه محاسبون قانونيون و مدققو حسابات
دولة الإمارات العربية المتحدة - الشارقة
مكتب تدقيق حسابات مرخص و وكالة ضريبية معتمدة من الهيئة الاتحادية للضرائب بدولة الإمارات العربية المتحدة
| الموبايل/واتساب: 0507948028-00971
| الهاتف الارضي: 065610040-00971
| رابط واتساب: المشاركة عبر واتساب
| الموقع الالكتروني: https://abdelhamidcpa.com
| بريد الكتروني: info@abdelhamidcpa.com
▬▬▬▬ஜ۩۞۩ஜ▬▬▬▬